Pligten til opbevaring af sagsakter

Advokatnævnet har ved tre nyere kendelser pålagt advokater sanktioner for ikke på behørig vis at have iagttaget forpligtelsen til at opbevare sagsakter efter afslutningen af en sag. Nævnet har i én af sagerne særligt taget stilling til, hvordan en advokat skal håndtere sin opbevaringsforpligtelse efter afslutning af en sag, der har været behandlet via retssagsportalen (minretssag.dk).

Advokaters opbevaringsforpligtelse er behandlet i de advokatetiske regler, der er udfærdiget af Advokatrådet, og som er vejledende. Det fremgår således af de advokatetiske regler art. 70, at en advokat efter afslutning af en sag skal opbevare sagens akter, herunder elektroniske data, i en passende periode, som kan fastsættes generelt efter sagstype med fornødent hensyn til konkrete forhold. Advokatrådet anbefaler, at en advokat tager udgangspunkt i en opbevaringsperiode på fem år fra afslutningen af en sag, men visse dokumenter af retsskabende karakter bør opbevares længere. God advokatskik på området fastsættes af Advokatnævnet samt domstolene, i det omfang en sanktionerende kendelse indbringes herfor. Nedenfor følger udpluk af nævnets praksis.

Ved kendelse af 29. november 2022 (indbragt for retten) (sagsnr. 2021-2665) havde en advokat siden 2010 løbende bistået en klient, der var udlejer, med juridisk rådgivning og inddrivelse af tilgodehavender hos lejere. I sommeren 2020 drøftede advokaten og klienten mulighederne for at genoptage nogle inkassosager. I den forbindelse oplistede advokaten, hvilke sager der var ydet bistand i. Iblandt var sager fra perioden 2010-2017. I foråret 2021 anmodede klienten advokaten om at udlevere alt materiale vedrørende sagerne, herunder ”domsfundamenter”. Advokaten gjorde gældende, at hun ikke havde nogen domsfundamenter liggende, og at disse var blevet udleveret til klienten ved sagernes afslutning, samt at hun ikke havde modtaget nogen præcisering af, hvilke dokumenter der ønskedes indsigt i. Advokatnævnet fandt, at advokaten havde tilsidesat god advokatskik ved ikke dokumenterbart at have udleveret sagsakterne fra sagerne til klienten. Nævnet lagde vægt på, at det stod advokaten klart, at klienten som minimum ønskede udlægsfundamenterne i de af advokaten oplistede sager udleveret, hvorfor advokaten ikke havde grundlag for ikke at imødekomme klientens anmodning. Nævnet udtalte i den forbindelse, at der ved visse dokumenter af retsskabende karakter bør ske opbevaring i mere end fem år efter afslutningen af en sag.

Ved kendelse af 29. november 2022 (sagsnr. 2021-3110) tog Advokatnævnet stilling til, om en advokat var forpligtet til at downloade og opbevare sagsakter, der havde været tilgængelige på retssagsportalen, efter afslutningen af sagen. Under skriftvekslingen af en klagesag for Advokatnævnet anmodede klageren om, at advokaten skulle fremlægge retsbogsudskrifter og processkrifter fra en retssag, der var afsluttet lidt mere end et år forinden, således at akterne kunne indgå i klagesagen. Advokaten oplyste, at han ikke længere havde adgang til sagen på retssagsportalen, hvorfor han var afskåret fra at fremlægge retsbogsudskrifterne. Advokaten forholdt sig ikke til klagerens opfordringer om at fremlægge processkrifterne. Klageren klagede herefter over, at advokaten ikke havde overholdt sin opbevaringsforpligtelse. Advokatnævnet fandt, at advokaten havde tilsidesat god advokatskik ved ikke at iagttage sin forpligtelse til at opbevare sagsakterne i en passende periode efter sagsafslutningen henset til blandt andet, at anmodningerne om at fremlægge sagsakterne var fremsat omkring ét år efter sagens afslutning, og sagsakterne vedrørte en sagsgenstand af betydelig værdi. Nævnet tildelte advokaten en irettesættelse, idet der i formildende retning blev lagt vægt på, at klageren ikke havde sandsynliggjort at have lidt retstab, ligesom klageren ikke sås at have iværksat andre foranstaltninger for at rekvirere sagsakterne, herunder rettet henvendelse til retten, hvorfor det var uafklaret, om sagsakterne var uigenkaldelige. På baggrund af ovennævnte må det udledes, at en advokat som udgangspunkt ikke kan anvende retssagsportalen som en form for arkiv til opbevaring af sagsakter efter afslutningen af en sag.

Ved en lidt ældre kendelse af 28. september 2021 (sagsnr. 2021-682) fandt nævnet, at en advokat havde tilsidesat god advokatskik ved ikke at opbevare sagsakterne i en passende periode efter sagens afslutning. I december 2016 udtrådte advokaten af sagen, og i februar 2020 anmodede klienten om, at advokaten udleverede alle sagsakter, herunder flere originale sagsakter. Advokaten meddelte blandt andet, at akterne var blevet forsvarligt makuleret, da sagen var afsluttet. Ved påkendelsen af sagen lagde nævnet særligt vægt på, at sagsakterne vedrørte en personskadesag, at advokaten var bekendt med, at der blandt sagsakterne var originaler vedrørende blandt andet lægefaglige undersøgelser, og at makuleringen af sagsakterne ikke var varslet eller oplyst på forhånd. Advokatnævnet tildelte advokaten en irettesættelse, idet der i formildende retning blev lagt vægt på, at klienten ikke havde godtgjort at have lidt retstab, ligesom klienten først flere år efter sagens afslutning anmodede advokaten om udleveringen. Endvidere lagde nævnet vægt på, at klienten ikke sås at have iværksat andre foranstaltninger for at komme i besiddelse af akterne, herunder rettet henvendelse til sit forsikringsselskab, hvorfor det var uafklaret, om sagsakterne var uigenkaldelige.

Er en kurator ansvarlig for handlinger foretaget af en medhjælpende advokat?

Advokatnævnet drøftede problemstillingen på et plenarmøde i november 2022 i forbindelse med behandlingen af en række sager (sagsnr. 2021-4099 m.fl. og 2022-882 m.fl.). De underliggende sager vedrørte to konkursboer, hvor en medhjælpende advokat på vegne af konkursboerne havde indgivet en række stævninger vedrørende mulige omstødelseskrav og andre former for krav via retssagsportalen (minretssag.dk) uden i umiddelbar forlængelse heraf at orientere modparten/modpartens advokat. Dette er som udgangspunkt en tilsidesættelse af god advokatskik, jf. Nyt fra Nævnet publiceret 7. september 2018.

For så vidt angår det ene konkursbo indgav den medhjælpende advokat i alt tre stævninger. Den medhjælpende advokats navn fremgik af brevhovedet i stævningen, og som partsrepræsentant for konkursboet var der i alle tre stævninger anført ”advokat A [kurator] v/advokat B [medhjælpende advokat]”. Stævningerne var underskrevet ”A [kurator] B [medhjælpende advokat]”. Sagsøgte var i omstødelsessagerne repræsenteret ved advokat.

I det andet konkursbo indgav den medhjælpende advokat én stævning, hvor den medhjælpende advokats navn fremgik af brevhovedet i stævningen, som var underskrevet ”C [kurator] D [medhjælpende advokat]”. Sagsøgte var i omstødelsessagen ikke repræsenteret af advokat.

Der var i begge sagskomplekser klaget over både kurator og den medhjælpende advokat.

Advokatnævnet fandt ved kendelser af 30. november 2022, at den medhjælpende advokat havde tilsidesat god advokatskik, jf. retsplejelovens § 126, stk. 1, ved på vegne af konkursboet at have indgivet stævninger til retten uden i umiddelbar forlængelse heraf at sende kopi af stævningerne til modparten/modpartens advokat. For så vidt angik kurators adfærd bemærkede Advokatnævnet, at en kurator i visse tilfælde sammen med en advokat, der bistår med behandlingen af konkursboet, vil kunne blive sanktioneret for tilsidesættelse af god advokatskik, men at kurator i en situation som den foreliggende, hvor der var tale om en opgave af mere ekspeditionsmæssig karakter, ikke kunne holdes ansvarlig for den medhjælpende advokats manglende fremsendelse af stævningerne til modpartens advokat.

Kendelserne viser således, at der godt kan være situationer, hvor en kurator – sammen med en medhjælpende advokat – kan være ansvarlig for den medhjælpende advokats handlinger/undladelser og derfor kan blive pålagt en sanktion, men at kurator i en situation som den foreliggende ikke var ansvarlig for en medhjælpende advokats adfærd.