Den gode proces
Overvej forlig. Tjek. Ring til modpart. Tjek. Bevis på plads. Tjek. Listen over det, advokaten skal huske på før og under retssagen er lang – og ofte foregår processen under stort tidspres. Advokatrådet har samlet best practice i en ny guide ‘Den gode proces’, der giver overblik fra det øjeblik, sagen går i gang.
Af Lene Rosenmeier, journalist
To velforberedte advokater og en god dommer.
Sådan lyder opskriften på den perfekte retssag. Det lyder enkelt. Men i praksis kan retssagen nemt trække i langdrag, hvis bare en af de tre parter overser en del af deres bidrag til samarbejdet.
Det får ikke kun konsekvenser for den enkelte sag eller klient. Selve retssystemet bliver påvirket i sidste ende. For når selv små fodfejl sker tilstrækkeligt ofte, får det sagerne til at hobe sig op og ventelisterne ved retterne til at vokse sig endnu længere, end de allerede er i forvejen.
Ned med sagsbehandlingstiderne
Det er grunden til, at Advokatrådet og Dommerforeningen for år tilbage satte sig sammen for at finde ud af, hvad der skal til for at få en mere effektiv sagsbehandling af civile sager ved domstolene.
- Vi fik lejlighed til at komme med forslag til, hvad retterne kunne gøre for at bringe ventetiderne ned. Og så havde dommerne omvendt også nogle ideer til, hvordan advokaterne kunne stramme op, forklarer Pernille Backhausen, formand for Advokatrådets Procesretsudvalg.
Den opfordring tog Advokatrådet op. Man nedsatte et udvalg, som har arbejdet med, hvordan advokater kan bidrage til at nedbringe sagsbehandlingstiderne.
- Lovgiverne kan pålægge dommerne og domstolene en række pligter. Men meget af det handler jo om, hvordan vi får tilrettelagt en proces, så tingene kører mere smidigt. Og her kan vi som advokater hjælpe til, fortæller Pernille Backhausen og understreger, at det er afgørende, at alle parter i en retssag bidrager til at få sagerne til at glide bedst muligt.
- Vi skal have skabt en kultur, som sikrer en god og smidig proces. Ellers risikerer vi, at den kollektive retssikkerhed bliver ramt. Derfor fik vi hurtigt ideen om at lave en samling af gode råd til, hvordan advokater kan bakke op om den gode proces, fortæller hun.
Alt samlet et sted
De gode råd er nu blevet en realitet i form af guiden ‘Den gode proces – advokatens arbejde med civile retssager’. Guiden beskriver, hvilke krav love og regler stiller til advokater, og giver gode råd og vink til, hvordan man i øvrigt kan får processen til at forløbe bedst muligt.
- Tidligere har de her ting været spredt flere forskellige steder dels i retsplejeloven og de advokatetiske regler, dels i bøger om advokathvervet. Det er første gang, at de er samlet et og samme sted. Guiden gør det derfor nemt at få overblik over alt, hvad man som advokat bør huske under en retssag, fortæller Pernille Backhausen.
Skal understøtte processen
En af de mere lavpraktiske ting, som Dommerforeningen efterlyste under møderne med Advokatrådet, var, at advokaterne får talt sammen før retsmøderne. De gav udtryk for, at dette ofte ikke sker, og at sagerne derfor ikke er skåret godt til, når parterne mødes i retten.
- Advokater lever i en hverdag fyldt med frister, og det kan naturligvis indimellem godt være vanskeligt at nå hele vejen rundt i god tid, forklarer Pernille Backhausen. Hun tror dog ikke, at det altid handler om rent tidspres, når advokater ikke når alt det, de burde under en sag.
- Jeg tror, at den slags ting ofte er udtryk for et manglende fokus på, hvordan vi får sagerne til at glide bedst muligt gennem domstolssystemet. Men det er vigtigt, at vi er parate til for eksempel at understøtte en velforberedt dommer på et telefonisk retsmøde, mener Pernille Backhausen.
Som advokat handler god forberedelse ifølge hende om at vise hensyn over for både klienten, modparten og dommeren. At advokaten har forberedt sig godt, gør som regel en meget stor forskel for sagsforløbet.
- De sager, hvor du helt fra starten er helt sikker på, hvad der skal ske – eksempelvis om der skal være syn og skøn, hvilke vidner der skal indkaldes – bliver bare hurtigere og lettere forberedt, fordi din modpart har mulighed for at imødegå synspunkterne på et tidligt tidspunkt, fortæller hun og forklarer, at retskredsreformen har understreget vigtigheden af at have fokus på disse ting.
- Reformen har sammen med den øgede specialisering betydet, at man oftere ikke kender den advokat eller dommer, man møder, og derfor ikke ved, hvad de forventer. Og det gør, at behovet for at få klarhed mellem parterne, er blevet endnu større.
En naturlig del af hverdagen
Målgruppen for guiden er yngre advokater, advokater der ikke kommer så meget i retten, og så dem der bare har lyst til at have en form for tjekliste over, hvad de skal huske at tænke på. Guiden er ikke tænkt som et nyt regelsæt, som advokater skal følge men som en slags fælles kodeks.
- Med guiden vil vi gerne være med til at fremme en kultur, hvor det bare er en helt naturlig del af det, vi laver. Guiden skal være en påmindelse om, hvad vi bør stræbe efter i alle sager. Så kan vi forhåbentlig undgå strammere regler, understreger Pernille Backhausen. Hun håber nu, at guiden kan bidrage til, at sagerne flyder lettere og behovet for indgriben fra dommernes side bliver mindre til gavn for retssystemet.
Pernille Backhausen
Advokat og partner hos Sirius Advokater, hvor hun er specialiseret i arbejds- og ansættelsesret. Hun er formand for Procesretsudvalget under Advokatrådet.
_________________
Alt det, der ikke handler om jura
Det er det rent praktiske håndværk, der er den største udfordring for de unge advokater og advokatfuldmægtige, mener advokat Søren Storgaard, der har været med til at udforme Advokatrådets guide til den gode retssag.
- De fleste har et godt fagligt niveau, men det rent praktiske kan volde problemer.
Det mener advokat fra Advodan i Køge Søren Storgaard, som møder de unge, når han underviser dem i praktisk behandling af retssager på advokatuddannelsen.
- Hvis de læser den nye best practice guide, tror jeg, de kan undgå nogle af de fejl, som vi andre begik, da vi var unge, fortæller han og husker en hovedforhandling, han deltog i for nylig.
- Min unge modpart havde indkaldt vidner til at møde op allerede fra sagens start om morgenen, og de var endnu ikke afhørt, da vi gik i gang igen efter frokost. Det var en lang dag for dem, og de var da også lidt halvsure. Havde han ringet til mig som modpart og afstemt sagen, kunne det være gået anderledes. Det er ikke rocket science, men det er vigtigt.
Nok at have styr på
Søren Storgaard understreger altid betydningen af at kommunikere med modparten, når han underviser advokatfuldmægtige.
- Det er vigtigt på forhånd at finde ud af, hvad modparten vil gøre gældende, hvilke bilag de vil lægge, hvilke vidner de vil føre. For når du først står nede i retten, er der nok at holde styr på. Og det bør ikke være de praktiske ting, du skal bekymre dig om, understreger han.
Som helt ny kommer man alligevel ifølge Søren Storgaard meget let til at bruge sin tid på de forkerte ting.
- Man bør få tænkt processen igennem fra starten og sætte nogle milepæle op for forløbet, så man vælger den lige landevej, der ligger foran en og ikke bruger tid på at fare ud ad en eller anden tangent.
Bedre forståelse for tid
Det helt store mareridt for mange unge er ifølge Søren Storgaard de mange frister, der er forbundet med en retssag. Her mener han, de unge bør arbejde med, hvordan de bruger deres tid, så både kunden og kontoret ender med at få et fornuftigt økonomisk forløb i sagen.
- De sidder i sidste øjeblik og skriver, og tit får de ikke tænkt det hele igennem. Men det betyder, at de bare skal hen og rydde op i det bagefter. Hvis de er i god tid med tingene, kommer de ikke i den situation, og dermed bruger de både kundernes og kontorets ressourcer mere hensigtsmæssigt, understreger Søren Storgaard.
Tager mindre hensyn
I guiden ‘Den gode proces’ kan man ifølge ham hente gode råd om, hvad det er, man skal huske at gøre på forhånd, så man ikke får ubehagelige overraskelser to timer før en domsforhandling – noget, Søren Storgaard i øvrigt mener, er endnu vigtigere nu end før domstolsreformen.
- Da vi havde de mindre retskredse, kendte man oftere de advokater, man mødte nede i retten. Det betød, at man tog mere hensyn til hinanden og løste tingene kollegialt. De større embeder har betydet, at der ikke er den form for selvregulering mere. I stedet må dommeren desværre træffe afgørelser om mange af de ting, der før blev løst uden rettens mellemkomst.
Søren Storgaard
Advokat og partner hos Advodan i Køge, hvor han primært rådgiver om erhvervsret med særligt fokus på selskabsret. Han underviser i praktisk behandling af retssager på Advokatuddannelsen og er medlem af Procesretsudvalget under Advokatrådet. Søren Storgaard har været med til at udarbejde guiden.
_________________
Der står intet om jargonen i retsplejeloven
Reglerne sidder på rygraden. Til gengæld er det helt uprøvet land at skulle omgås en modpart i en retssal, mener Mathilde Kleis, der netop har startet sin karriere med at gå i retten som advokat.
- Vi har terpet de advokatetiske regler og retsplejeloven igennem på fuldmægtigkurser, men det er først, når man står i retssalen, at man sådan rigtig forstår betydningen af dem. Der kan man de første mange gange nemt blive usikker på, hvordan man skal forholde sig.
Ordene kommer fra Mathilde Kleis. Hun fik sin advokatbestalling i starten af året og har indtil nu været i retten omkring ti gange. I starten var hun blandt andet lidt i tvivl om, hvordan hun skulle forholde sig til modparten.
- Nye advokater kan godt have den opfattelse, at modparten er en slags fjende. Der overvejede jeg da indimellem, hvilket ben jeg skulle stå på. Som nyuddannet ved man ikke rigtig noget om jargonen mellem en selv og modparten. Det står ikke i retsplejeloven, hvordan man taler til hinanden. Det er en af de ting, man skal lære i praksis, forklarer hun.
Bare man husker det hele
Og lærerige, praktiske erfaringer må man ifølge Mathilde Kleis gøre sig mange af, når man prøver kræfter med at møde i retten de første gange.
- Jeg blev især overrasket over, at jeg ikke fik sagt alt det, jeg gerne ville. I modsætning til den skriftlige forberedelse op til retssagen, hvor man kan komme med nye synspunkter hele tiden, så er det bare knald eller fald, når man står i retten. Når man først har procederet, er der ingen vej tilbage. Det stiller virkelig krav til ens forberedelse, siger hun.
Mathilde Kleis har en stor fordel i forhold til mange af sine tidligere studiekammerater på fuldmægtiguddannelsen, fordi hun arbejder med procesret og allerede har været i retten forholdsvis mange gange. Derfor har hun allerede nu fundet ud af, at det altid betaler sig at stoppe op og tænke sig ordentligt om, når en sag går i gang.
Forlig skal altid overvejes
Men hun har lært, at man ikke bare skal køre derudaf med automatpilot, når der først er udtaget stævning.
- En retssag er tit meget omkostningstung, og man skal derfor altid overveje muligheden for en mindelig løsning, siger Mathilde Kleis og undrer sig af og til over, at en modpart poster unødige omkostninger i en sag.
- Jeg oplever også, at folk kan virke meget forskrækkede over et forslag om forligsmægling. Jeg har endnu ikke selv erfaringer med det, for det er, som om det automatisk bliver afvist med det samme.
Advokatrådets guide ‘Den gode proces’ peger på advokatens pligt til løbende at overveje mulighederne for, at parterne kan forlige en sag. Mathilde Kleis har nærstuderet guiden.
- Den er meget jordnær og et godt supplement til forståelsen af de advokatetiske regler. Den fortæller, hvad de betyder helt praktisk.
Mathilde Kleis
Advokat hos Advokatfirmaet Erritzøe, hvor hun primært beskæftiger sig med rådgivning og retssagsbehandling inden for professionelle ansvarsforsikringer. Hun færdiggjorde sin fuldmægtiguddannelse i starten af 2013.
_________________
Vi skal være bedre til at tage røret
En kort snak over telefonen kan gøre kæmpe forskel. Alligevel kommunikerer mange advokater i dag mest på mail med modparterne. Og det kan påvirke en sag i dårlig retning, mener advokat Mette Østergård.
- Vi får skrevet en masse mails frem og tilbage, som kunne være undgået og som let komplicerer tingene. Ofte ville sagerne glide meget mere smidigt, hvis vi lige tog telefonen og fik koordineret, hvad der skal ske, mener advokat i HK, Mette Østergård.
Hun håber nu, at guiden ‘Den gode proces – Advokatens arbejde med civile retssager’, kan sætte fokus på, hvordan advokater forbereder sig og kommunikerer bedre med hinanden og dermed skaber bedre rammer for retssagerne.
Mere pres på
Advokaters arbejde med at forberede retssagerne er ifølge Mette Østergård mere presset i dag end tidligere. Det skyldes blandt andet, at retterne stort set er kommet igennem den store pukkel af sager, der fulgte i kølvandet på domstolsreformen.
- Domstolene har strammet processen op og indarbejdet nogle rutiner. Og det skal vi selvfølgelig understøtte, påpeger hun.
Mette Østergård mener derfor, at advokater bør have mere fokus på at planlægge deres del af processen godt. Og her handler det ikke kun om at disponere sin egen – men også modpartens – tid bedst muligt.
- Jeg tror godt, at vi som advokater kan have en tendens til at skyde tingene til sidste øjeblik. Men når man forbereder en sag, er der ting, som man altså er to om at gøre færdige, understreger hun og peger på, at hun blandt andet af og til ser, at advokater ikke får tid nok til at forholde sig til et udkast til en ekstrakt før den skal sendes i endelig udgave til retten.
- Så sætter man sin modpart og kollega i en rigtig dårlig situation, som betyder, at vedkommende måske ikke får lavet de rigtige indstregninger i ekstraktet, og at dommerne derfor ikke bliver opmærksomme på det, der er væsentligt i sagen, fortæller Mette Østergård.
Skal være på forkant
Forberedelsen af en retssag er en smule anderledes for Mette Østergård, som advokat for en organisation, end den er for en advokat fra et advokatfirma.
- Vi sidder ikke med de samme overvejelser om eksempelvis habilitet og kompetencer. Vi betjener vores medlemmer pr. definition og samtidig ligger det fast, at vi kun fører ansættelsesretlige sager, forklarer hun og understreger, at uanset om man er in-house eller almindelig advokat, er det altid i klientens interesse, at man tilrettelægger sagerne bedst muligt. Og her er der ikke de store forskelle på, om man er den ene eller anden slags advokat.
- Det handler for os alle om at være på forkant og så vidt muligt undgå, at man bliver nødt til at bede om udsættelse. Ofte trækker sager i langdrag på grund af ren og skær dårlig planlægning.
Mette Østergård mener, at guiden ‘Den gode proces’ rammer et behov, som mange erfarne advokater kan have for at få en opdatering af, hvordan de kan medvirke til at få en retssag til at glide bedst muligt, mens nye advokater kan få overblik over, hvad der forventes af dem.
- Den er et godt miks af gode råd om almindelig god opførsel og så de forhold, du som advokat er nødt til at iagttage, fordi det blandt andet følger af de advokatetiske regler.
Mette Østergård
Advokat i HK, hvor hun primært arbejder med sager, der udspringer af ansættelsesretlige forhold. Hun er medlem af Procesretsudvalget under Advokatrådet og deltog i arbejdsgruppen, som udarbejdede guiden ‘Den gode proces’.
_________________
Kort og godt: Det skal være en god proces
Den fornuftige forberedelse af sagen sikrer, at du som advokat kan fokusere på de relevante ting i retten. Her spiller eksempelvis udformning og håndtering af dokumenterne tidligt i processen en stor rolle og sparer i den sidste ende ressourcer og tid for alle parter.
Sådan kan hovedbudskabet sammenfattes i Advokatrådets vejledning, som giver en række gode råd til, hvordan du som advokat ikke alene viser hensyn til klienten, men også i fornødent omfang til modparten og dommeren, når din sag kommer for retten.
Det er Advokatrådets Procesretsudvalg, der står bag folderen, og udvalget har valgt at sammenfatte den gode proces i kortfattede og konkrete råd. Brug dem som inspiration til, hvordan du som advokat kan give et ekstra bidrag til en god proces.
Uddrag fra ‘Den gode sag’
Kommunikation
For bare få år siden, hvor retskredsene var mindre, var det de fleste steder i landet kutyme, at advokater og dommere mødtes lokalt et par gange om ugen, hvor der var mulighed for at drøfte sagerne ansigt til ansigt. På den måde blev mange sager skåret til eller ligefrem løst i mindelighed.
I dag er retskredsene større og færre, og kommunikationen foregår derfor ofte på skrift, hvorved tonen nemt bliver hårdere, end når parterne mødes personligt. Når tonen bliver skærpet fra den ene part, bliver der taget det første skridt til en optrapning af tvisten.
· Hold altid en god tone over for alle parter og forbered din klient på det samme.
· Tænk over den skriftlige kommunikation, inden selve sagen går i gang. Vær opmærksom på, at den smitter af på tonen i selve retssagen.
· Hvis en forligsmæssig løsning ikke er mulig, forsøg i stedet gennem en fornuftig dialog med modpartens advokat at bidrage til, at retssagen afvikles på en konstruktiv måde.
· Sørg for at få talt med din modpart om en tilskæring af krav og bevisførelse inden sagens anlæg.
· Du må som advokat ikke kommunikere direkte med en modpart, der er repræsenteret af en advokat. Når du korresponderer med modpartens advokat pr. e-mail, vær derfor opmærksom på, om dennes klient er sat på mailen som ‘Cc’, da du ved at anvende ‘svar alle’ således retter henvendelse direkte til modparten. Overvej derfor også at sætte din egen klient på som ‘Bcc’ i stedet for ‘Cc’.
· Vær opmærksom på, at du ikke altid ukritisk skal videregive din klients bemærkninger til retten. Det gælder f.eks. din klients utilbørlige ytringer eller trusler over for modparten.
‘Den gode proces – Advokatens arbejde med civile retssager’ bliver offentliggjort på www.advokatsamfundet.dk og kan bestilles i en trykt udgave.
Ny vejledning fra Dommerforeningen
En ny vejledning om behandlingen af civile sager ved byretterne skal bidrage til at skabe klarhed og ensartethed, så sagerne kommer enkelt og godt gennem byretterne. Vejledningen er udtryk for, hvordan borgerne og advokaterne kan forvente, at retterne behandler de civile sager – men også hvordan retten forventer, at parterne handler.
I vejledningen er der lagt særlig vægt på:
· parternes overvejelser inden sagsanlæg, herunder om forligsdrøftelser og mægling,
· indholdet af stævning og svarskrift,
· effektivisering af sagernes forberedelse,
· tilrettelæggelsen af sagen i det forberedende møde og forberedelsen af mødet, herunder vigtigheden af dialog mellem parterne inden mødet,
· betydningen af at sagens spørgsmål klarlægges og oplysninger indhentes så hurtigt og enkelt som muligt og
· vigtigheden af at undgå omberammelser
Vejledningen er udarbejdet af en arbejdsgruppe nedsat af Dommerforeningen og bestående af byretsdommere og landsdommere. Den er blevet til på baggrund af drøftelser på byretsdommernes områdemøder og møder i Østre og Vestre landsretskredse samt efter drøftelse med Advokatrådets Procesretsudvalg. Vejledningen har været i høring hos Danske Advokater, Advokatsamfundet og samtlige retter.
Vejledningen findes på www.domstol.dk