Hvis man som advokat påtager sig sager, der er omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, så aktiveres pligterne i medfør af hvidvaskloven. Advokatrådet udgav i september 2022 en revideret hvidvaskvejledning, som blandt andet indeholder en beskrivelse af de pligter, som advokatfirmaer og advokater skal efterleve, hvis de beskæftiger sig med sager indenfor hvidvaskloven.

Denne artikel fokuserer på advokaters pligt til at etablere en whistleblowerordning i relation til hvidvaskreglerne.

Krav til whistleblowerordning efter hvidvaskreglerne

Advokatfirmaet skal have en ordning, hvor firmaets ansatte via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af hvidvaskreglerne begået af firmaet. Indberetningen til ordningen skal kunne foretages anonymt, jf. hvidvasklovens § 35.

En særlig kanal betyder, at kanalen skal være oprettet med det formål, at ansatte skal kunne indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af hvidvasklovgivningen til ordningen.

En uafhængig kanal betyder, at der skal etableres en funktion, der er uafhængig af den daglige ledelse. Den eller de, der udpeges til at modtage indberetningerne, kan dermed ikke være indehaver af advokatfirmaet. Man kan for eksempel udpege den complianceansvarlige, hvis firmaet har en sådan. Har advokatfirmaet ikke en complianceansvarlig, kan det overvejes at udpege eksempelvis HR-chefen eller økonomichefen som whistlebloweransvarlig, forudsat at vedkommende ikke er en del af den daglige ledelse.

Ordningen skal være selvstændig, hvilket betyder, at der kan ske indberetning uden om de normale procedurer, eksempelvis uden om firmaets almindelige it-systemer, for eksempel direkte til den medarbejder eller afdeling, som behandler indberetningerne.

Det forhold, at indberetningerne skal kunne foretages anonymt, betyder, at den, der indberetter en overtrædelse eller en potentiel overtrædelse, kan gøre dette fuldstændigt anonymt. Det kan for eksempel være via en løsning på advokatfirmaets intranet, hvor der kan indsendes indberetninger uden angivelse af navn og uden mulighed for sporing af computerens IP-adresse og lignende. Det er vigtigt, at ansatte, der anvender ordningen, kan være fuldstændigt anonyme blandt andet for at sikre, at den ansatte ikke risikerer repressalier for at foretage underretningen, hvis det for eksempel er ledelsen, der overtræder reglerne.

Indberetningerne bør alene være tilgængelige for den medarbejder eller afdeling, som er udpeget til at behandle indberetningerne.

Der er ikke krav om, at indberetningen skal kunne foretages elektronisk. Hvis reglerne i øvrigt er overholdt, er der ikke noget i vejen for en ordning, hvor der sker indberetning på papir til en postkasse. Postkassen skal være placeret et sted, der normalt er tilgængeligt for alle ansatte, og hvor den pågældende, der foretager indberetningen, fortsat kan være anonym/uset ved selve indberetningen. Man kan for eksempel opsætte en whistleblowerpostkasse i en fælles garderobe eller ved kaffemaskinen i kantinen.

Undtagelse til whistleblowerordning

For advokatfirmaer, der ikke har flere end fem ansatte, er der ikke en forpligtelse i hvidvaskloven til at have en whistleblowerordning, men så snart firmaet ansætter en sjette medarbejder, omfattes de af kravet.

Ved opgørelsen af antallet af ansatte skal der ikke sonders mellem kategorier af ansatte i virksomheden. Det betyder, at alle ansatte, der har en ansættelseskontrakt med advokatfirmaet, skal indgå i den samlede opgørelse af firmaets ansatte. Man tæller således antal hoveder, og en deltidsansat tæller således med i opgørelsen som én ansat. Rengøringspersonale, der ikke er ansat af virksomheden, men af et særskilt rengøringsselskab, skal ikke medregnes.

Firmaets ejere er ikke ansatte i advokatfirmaet, og skal derfor ikke medregnes i antallet af ansatte. Hvis for eksempel et advokatinteressentskab ejes af tre partnere og har ansat to fuldmægtige og tre sekretærer, har firmaet således fem ansatte og er derfor ikke omfattet af pligten til at etablere en whistleblowerordning.

Ansatte i advokatfirmaer med fem ansatte eller derunder har mulighed for at indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser til Advokatsamfundets whistleblowerordning. Denne mulighed kan med fordel anføres i advokatfirmaets forretningsgange på hvidvaskområdet.

Etablering af whistleblowerordningen

Advokatfirmaet skal etablere en whistleblowerordning senest tre måneder efter ansættelse af den sjette ansatte. Dette er for at sikre, at advokatfirmaet har tilstrækkelig tid til at etablere ordningen, når firmaet overskrider grænsen på fem ansatte.

Hvis advokatfirmaet allerede har en whistleblowerordning efter whistleblowerloven (der gælder for arbejdspladser med mindst 50 ansatte), kan samme ordning også anvendes til indberetninger efter hvidvasklovgivningen, forudsat at ordningen lever op til kravene efter hvidvaskloven.

En whistleblowerordning kan outsources til en ekstern leverandør, men advokatfirmaet kan ikke fraskrive sig sine forpligtelser efter lovgivningen, og advokatfirmaet er således fortsat ansvarlig for, at ordningen lever op til lovgivningens krav.

Hvilke typer overtrædelser kan anmeldes?

Enhver overtrædelse eller potentiel overtrædelse af advokatfirmaets forpligtelser efter hvidvaskreglerne kan anmeldes. Det gælder også, selvom overtrædelsen ikke kun skyldes én person, men eksempelvis skyldes en grundlæggende systemfejl i firmaet. Der kan også indberettes overtrædelser, der skyldes udeladelser, dvs. hvidvaskpligter, som advokatfirmaet ikke opfylder.

Da advokatfirmaet ikke kan kontakte en anonym indberetter i tilfælde af, at der er behov for supplerende oplysninger, er det vigtigt, at de ansatte beskriver og dokumenterer en potentiel overtrædelse så grundigt som muligt. Dette kan med fordel anføres i advokatfirmaets forretningsgange på hvidvaskområdet.  

Tavshedspligt og tavshedsklausuler

En indberetning af overtrædelser eller potentielle overtrædelser af hvidvaskreglerne vil ikke være i strid med advokaters tavshedspligt.

Hvis advokatfirmaet og den ansatte/tidligere ansatte indgår aftaler, der indeholder en tavshedsklausul, skal det fremgå af aftalen, at den ansatte/tidligere ansatte ikke er afskåret fra at indberette oplysninger om overtrædelser eller potentielle overtrædelser af hvidvasklovgivningen til den af advokatfirmaet etablerede whistleblowerordning/Advokatsamfundets whistleblowerordning eller til offentlige myndigheder (for eksempel Hvidvasksekretariatet, politiet eller SKAT).

Behandling af indberetninger og advarsler

Advokatfirmaet skal følge op på indberetninger til whistleblowerordningen og skriftligt kunne dokumentere, hvordan advokatfirmaet har fulgt op på indberetningerne, jf. hvidvasklovens § 35. Den proces, der skal følges, hvis der modtages en indberetning, bør fremgå af advokatfirmaets forretningsgange på hvidvaskområdet.

Man skal uden unødigt ophold orientere advokatfirmaets ledelse, hvis advokatfirmaet modtager advarsler om hvidvask eller terrorfinansiering fra for eksempel medarbejdere, whistleblowere, eksterne revisorer eller konsulenter.

Advokatfirmaet må ikke udsætte den ansatte eller tidligere ansatte for ufordelagtig behandling eller ufordelagtige følger på grund af, at den ansatte/tidligere ansatte har indberettet firmaets overtrædelse eller potentielle overtrædelse af hvidvaskloven.