Hvis man som advokat påtager sig sager, der er omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, så aktiveres pligterne i medfør af hvidvaskloven. Advokatrådet udgav i september 2022 en revideret hvidvaskvejledning, som blandt andet indeholder en beskrivelse af de pligter, som advokatfirmaer og advokater skal efterleve, hvis de beskæftiger sig med sager indenfor hvidvaskloven.

Denne artikel fokuserer på advokaters pligt til at screene medarbejdere. Advokatfirmaet skal forebygge, at ansatte misbruger deres stilling til hvidvask og terrorfinansiering eller medvirker hertil. Det betyder, at advokatfirmaet skal kontrollere (screene) om medarbejdere, der beskæftiger sig med sager omfattet af hvidvaskloven, udgør en risiko.

Hvem skal screenes?

Det er ikke et krav, at alle ansatte skal screenes. Det afgørende er, hvilken funktion den ansatte har, og om denne funktion indebærer en risiko for misbrug af stillingen til hvidvask eller terrorfinansiering. Screening kan for eksempel ofte være relevant for ansatte, der udfører kundekendskabsprocedurer, ansatte der beskæftiger sig med sager omfattet af hvidvaskloven, ansatte der arbejder i en compliancefunktion, ansatte der har adgang til at foretage transaktioner og ansatte i advokatfirmaets økonomiafdeling. 

Advokatfirmaet skal således foretage en konkret vurdering - på et risikobaseret grundlag - af hver enkelt medarbejder/afdeling, der behandler sager omfattet af hvidvaskloven, for at vurdere om de enkelte medarbejdere skal screenes. Screeningen skal være proportional i forhold til ansættelsesforholdet og den konkrete funktion, som den ansatte skal varetage. Vurderingerne skal kunne dokumenteres og fremvises i forbindelse med et tilsynsbesøg.

Hvornår skal der ske screening?

Inden ansættelse af nye medarbejdere til stillinger, hvor advokatfirmaet har vurderet at screening skal foretages, skal advokatfirmaet sikre sig, at den nye medarbejder ikke er dømt for et strafbart forhold, der begrunder en nærliggende fare for misbrug af den pågældendes stilling.

Advokatfirmaet skal derudover sikre, at man bliver bekendt med, hvis en ansat i løbet af ansættelsen bliver dømt for et strafbart forhold, der øger risikoen for, at personen kan misbruge sin stilling. Dette skal ske på et risikobaseret grundlag og kan eksempelvis gøres ved, at advokatfirmaet med et fast interval eller ved stikprøver beder ansatte om at indhente en ny straffeattest og/eller ved, at advokatfirmaet indsætter en oplysningspligt i sine ansættelseskontrakter, hvorefter den ansatte skal oplyse, hvis personen bliver dømt for et relevant strafbart forhold under ansættelsen.

Hvis en ansat flytter til en ny afdeling i firmaet eller får nye arbejdsopgaver, skal der tages stilling til, om ændringen medfører, at der skal ske screening af den ansatte hvis dette ikke er sket tidligere.

Hvordan gennemføres screening?

Screening af de ansatte består af to dele: 1) sikring af, at den ansatte ikke er dømt for et strafbart forhold, der øger risikoen for, at den pågældende kan misbruge sin stilling og, 2) sikre at den ansatte har tilstrækkelige kvalifikationer på hvidvaskområdet til at kunne varetage stillingen.

Screening af om den ansatte er dømt for et relevant strafbart forhold sker ved indhentelse af straffeattest på medarbejderen. Advokatfirmaet kan enten bede den ansatte om selv at bestille en digital straffeattest og herefter fremvise den til for eksempel HR-chefen eller ved, at den ansatte giver samtykke til, at advokatfirmaet indhenter den digitale straffeattest. Begge dele sker via politiets hjemmeside.

Det er ikke alle strafbare forhold, der øger risikoen for, at personen kan misbruge sin stilling, men domme for økonomisk kriminalitet herunder groft skattesvig vil som udgangspunkt medføre en øget risiko. Men også visse domme for røveri, tyveri og vold kan efter omstændighederne begrunde, at der er en øget risiko for misbrug af stillingen. Derimod vil en fartovertrædelse, som det klare udgangspunkt, ikke medføre en øget risiko. Der skal således foretages en relevansbetragtning i forhold til hvilke forhold på en straffeattest, der øger risikoen for misbrug af den pågældendes stilling.

Den anden del af screeningen af ansatte vedrører krav til kvalifikationer på hvidvaskområdet. Advokatfirmaet skal sikre sig, at de ansatte har de nødvendige evner, viden og ekspertise til at udføre deres funktion i firmaet på en måde der lever op til kravene i hvidvasklovgivningen. Kvalifikationerne kan evt. opnås gennem uddannelse der gennemføres efter at den ansatte er tiltrådt sin stilling. Der henvises til ”Faglige artikel: Hvidvask - undervisning af medarbejdere” på Advokatsamfundets hjemmeside.  

Dokumentation for gennemført screening

Advokatfirmaet skal føre en logbog eller anden form for dokumentation over alle gennemførte screeninger. Dokumentationen bør som minimum indeholde oplysninger om hvem der er screenet, dato for gennemførsel af screening, dato på straffeattest, om der er tale om screening ved ansættelse eller løbende screening og konklusion på screeningen. Derimod skal advokatfirmaet ikke gemme kopi af indhentede straffeattester, idet dette oftest vil være i strid med databeskyttelsesreglerne. Dokumentation (logbog) for gennemført screening skal kunne fremvises i forbindelse med et tilsynsbesøg.

Forretningsgang på hvidvaskområdet

Advokatfirmaet skal således fastlægge, hvilken procedure der er mest hensigtsmæssig for dem i forhold til at opnå formålet med reglerne om screening, og som samtidig ligger indenfor databeskyttelseslovgivningens rammer.

Den fastlagte fremgangsmåde for screening af medarbejdere, skal fremgå af advokatfirmaets forretningsgange på hvidvaskområdet, jf. hvidvasklovens § 8. De ovenfor anførte overvejelser om hvem, hvornår og hvordan samt principperne for dokumentation bør afspejles i forretningsgangen på hvidvaskområdet.