Tekst: Lin Adrian, lektor, Københavns Universitet

”Mediation online? Aldrig i livet. Selve sjælen ligger i det fysiske møde.” Det var tidligere min egen holdning. Men jeg har revideret min opfattelse, og mon ikke også covid-19 betyder, at spørgsmålet blandt de fleste advokater ikke længere er, hvorvidt vi kan mediere online, men i hvilke situationer og hvordan?

Online mediation er ’mediation classic’ med det ekstra element, at mediator anvender informationsteknologier til facilitering af processen. Det vil sige, at mediatoradvokater fortsat er neutrale tredjepersoner, der hjælper parterne med selv at finde en løsning på deres konflikt, men deres mæglingsaktiviteter understøttes og formes af den teknologi, de anvender.

De største forskelle ligger i tid og form. Det er betydningsfuldt, om kommunikationen er skriftlig eller mundtlig, om man kan se hinanden eller ej, og om kommunikationen er synkron eller forskudt. Mediation foregår i alle kombinationer, og de kalder hver især på forskellige overvejelser.

Offline mæglingskompetencer er ikke tilstrækkelige online. Ganske vist afvikles store dele af en mediation på samme måde, uanset om den finder sted fysisk eller virtuelt, men der skal ske en væsentlig tilpasning. Her er en række råd til det.

Vælg en passende teknologi
Vi har alle fået erfaring med diverse mødeplatforme som Zoom, Microsoft Teams og Skype i det forgangne år, og vi ved, hvor stor betydning eksempelvis et klart billede og en god lyd har for kvaliteten af interaktionen.  De nævnte platforme kan alle bruges til mediationsmøder, men efter min mening har Zoom nogle fortrin med sin intuitive opsætning, gode layout, fine lyd- og billedkvalitet, grupperum og mulighed for fælles tavle. Microsoft Teams, der nu også tilbyder grupperum, nærmer sig Zoom, hvad angår funktionalitet mens Skype ikke har samme funktionaliteter.

Der findes også en række udenlandske platforme, der er særligt designet til at mediere i. For alle systemer gælder, at man skal sikkerhedstjekke teknologien og i det konkrete valg også tage højde for, at nogle virksomheder og institutioner af sikkerhedshensyn forbyder ansatte adgang til visse platforme.

Bliv fortrolig med teknologien
Mediator skal være fortrolig med sin teknologi. Det skaber trygge rammer i et rum, hvor parterne ofte er novicer i såvel mediation som i onlinemøder, og det sikrer, at mediator har fuld opmærksomhed på parterne og ikke distraheres af teknikken. Derfor er det vigtigt at teste sit medie med kolleger eller venner, før den første virtuelle mediation. Når man mestrer de basale funktioner, kan man begynde at anvende de mere avancerede, tekniske muligheder for at arbejde kreativt i det virtuelle rum.  Hav altid en plan B klar ved tekniske forstyrrelser – for eksempel et alternativt mødeforum og nem telefonkontakt.

Hvis parterne eller deres advokater ikke er fortrolige med videomøder, er en indledende rundtur i den virtuelle teknologi og dens funktionaliteter hensigtsmæssig. Det kan desuden være en stor hjælp at have en assistent med, så man ikke selv skal tage sig af tekniske udfordringer, lægge dokumenter op på den virtuelle skærm og gemme noter med videre, men kan koncentrere sig om processen.

Kortere møder, flere pauser
Mon ikke vi alle i det sidste års tid har oplevet, hvor trættende sociale skærminteraktioner kan være? Videomediationer bør derfor være kortere og med hyppigere pauser end fysiske møder. Man kan for eksempel aftale at holde flere korte møder fremfor ét langt.

Giv tillidsopbygning særlig opmærksomhed
Det tager tid og kræver nye greb at etablere gensidig tillid i et onlineunivers. Den kan blandt andet opnås ved at holde korte, individuelle formøder, før parterne bringes sammen, og smalltalke i starten af et fælles møde. Fortrolighed er en afgørende faktor for tillid.

Med fysisk distance og teknologi øges risikoen for, at den ene eller begge parter foretager skjulte lyd- og billedoptagelser, ligesom der kan være uønskede personer i rummet. Derfor kræver fortrolighed en særlig opmærksomhed, når mediation flytter online. Mediator kan selv oplyse om sin fortrolighed og nævne, at den optagerfunktion, som er indeholdt i mange systemer, ikke er slået til.

Hvor langt man skal gå i forhold til parterne afhænger af situationen. Fortrolighed skal aftales på vanlig vis, men mediator bør derudover nævne de forskellige særlige risici ved online møder, så parterne kan forholde sig til dem. Er mistilliden stor, som den kan være i en højkonflikt skilsmissesag eller i visse arvesager, kan det være nødvendigt at lade kameraet panorere det rum, som parterne sidder i, for at sikre sig, at der ikke er andre til stede.

Tilpas kommunikationen
Vi kommunikerer ikke kun med vores stemmer, men også gennem sociale signaler som kropssprog, sprogtone, ansigtsudtryk, øjenkontakt og fysisk berøring. Inden for kommunikationsteori tales om ’social tilstedeværelse’ og om ’rige’ og ’slanke’ medier for så vidt angår deres evne til at formidle sociale signaler. Her er videotransmission placeret i den rige ende, men en del går alligevel tabt.

Mediator har dermed en særlig stor opgave i en videomægling med at bygge kommunikative broer og modvirke misforståelser. Vigtigheden af denne opgave understreges af, at vi er for optimistiske, hvad angår vores evner til at læse andre, og i vores tro på, at andre kan læse os. Det er særlig problematisk i kommunikation med svækkede sociale signaler. Mediator kan kompensere for dette ved at stille flere undersøgende og afklarende spørgsmål, tage tempoet ud af samtalen, opsummere hyppigt og løbende sikre sig, at parterne forstår hinanden.

Kommunikationen kan også hjælpes på vej ved, at man indstiller visningen og kameraet, så parterne ikke kun ser ansigtet, men hele overkroppen. Derved sender og modtager man flere signaler. Man kan foreslå parterne at gøre det samme. Det fremmer også kommunikationen, hvis man simulerer øjenkontakt ved at kigge ind i kameralinsen, og hvis man bevæger sig og for eksempel læner sig frem, når man vil understrege noget.

Afstand kan imidlertid også være en fordel i visse tilfælde. En undersøgelse tyder på, at parterne i nogle situationer føler sig bedre tilpas og bliver mindre følelsesmæssigt påvirket, når der mægles via skærm fremfor ansigt-til-ansigt. Det kan få modparten til at fremstå i et mere sympatisk lys og bevirke, at deltagerne vurderer samtalen mere positivt.

Fremtiden
Vi vil uden tvivl se advokater mægle og deltage i videomediationer i langt større omfang efter pandemien, end det var tilfældet før. Det er en spændende udvikling, men der er samtidig grund til at mane til eftertanke. Vores viden på området er stadig begrænset, og med et engelsk udtryk er juryen fortsat ude, hvad angår fordele og ulemper ved videobaseret mediation. Om nogle år muliggør teknologiske fremskridt og øget forskning formentlig, at vi kan foretage meget mere sofistikerede valg end i dag med hensyn til, hvornår og hvordan vi skal mægle online. Indtil da er det vigtigt med erfaringsdeling og kritisk refleksion over praksis.

Lin Adrian
Lektor og uddannelsesleder på Master i Konfliktmægling, Det Juridiske Fakultet, Københavns Universitet. Har beskæftiget sig med mediation og konflikthåndtering gennem mange år og er forfatter til en række artikler og bøger på området.