Når du eller dit advokatfirma bliver udtaget til tilsyn, modtager du et brev fra Advokatsamfundet. I brevet fremgår de væsentligste oplysninger om, hvordan du skal forholde dig. Tilsynets omfang og den dokumentation, som advokaten eller advokatfirmaet skal indsende, afhænger af, hvilken type tilsyn du er udtaget til.

Pligt til at deltage i tilsyn

Alle advokater og advokatvirksomheder har pligt til at deltage i tilsyn, i henhold til retsplejelovens § 143, stk. 3, hvorfor du ikke kan frasige dig deltagelse ved indkaldelse til tilsyn.

Hvordan afvikles tilsynet?

Det vil fremgå i dit indkaldelsesbrev, hvordan tilsynet gennemføres. 

Hvor lang tid tager et tilsynsbesøg?

Det risikobaserede tilsyn varer normalt mellem tre til fem timer. Fra Advokatrådets sekretariat deltager som oftest én til to tilsynsførende. Ved det hvidvaskspecifikke tilsyn vil Advokatrådets sekretariat som udgangspunkt møde med to eller tre tilsynsførende.

Advokatfirmaet bestemmer selv, hvem der skal deltage i tilsynet som repræsentanter for firmaet. Såfremt der skal gennemgås klientkontomateriale, opfordrer sekretariatet til, at bogholder eller en ansvarlig medarbejder fra bogholderiet deltager.

Dokumentation til brug for tilsynet 

Hvis du er blevet udtaget til et tilsyn, vil du blive bedt om på forhånd at indsende dokumentation til brug for tilsynet. Det er vigtigt for afviklingen af tilsynet, at materialet modtages inden for den fastsatte frist. 

Ved det risikobaserede og hvidvaskspecifikke tilsyn gennemgår den tilsynsførende som udgangspunkt materialet forud for tilsynsbesøget og vil dermed kunne komme med en mere kvalificeret og målrettet tilbagemelding i forbindelse med selve tilsynsbesøget.

Såfremt det forud for tilsynet, eller under tilsynet, vurderes nødvendigt at indhente yderligere materiale, kan Advokatrådets sekretariat anmode herom. 

Standardtilsyn

Ved et standardtilsyn med den enkelte advokat kan Advokatrådets sekretariat blandt andet anmode advokaten om at fremsende dokumentation for gennemført obligatorisk efteruddannelse og forsikring og garanti. Hvis der er tale om et standardtilsyn med et advokatfirma, kan der blandt andet anmodes om, at der fremsendes dokumentation for efterlevelse af reglerne om almene oplysningspligter, retningslinjer for håndtering af interessekonflikt og dokumenter til kontrol af om selskabsreglerne efterleves.

Det risikobaserede tilsyn

Ved det risikobaserede tilsyn med en advokat kan Advokatrådets sekretariat blandt andet anmode advokaten om en liste over de sager, som advokaten har påtaget sig inden for det seneste år med angivelse af sagstyper, herunder forbrugersager og sager omfattet af hvidvaskloven. Såfremt advokaten har en klientkonto, vil advokaten som udgangspunkt ligeledes blive bedt om at indsende klientkontomateriale. 

Advokatfirmaet anmodes typisk om blandt andet at fremsende risikovurdering, politik og forretningsgang i henhold til hvidvasklovens §§ 7 og 8, herunder øvrige pligter som intern kontrol samt screening og undervisning af medarbejdere. Endvidere vil advokatfirmaet typisk blive anmodet om at indsende klientkontomateriale. 

Det hvidvaskspecifikke tilsyn

Ved det hvidvaskspecifikke tilsyn kan Advokatrådets sekretariat blandt andet anmode advokater om en liste over de sager, som der er påtaget inden for det seneste år. Listen skal så vidt muligt være opdelt efter sagskategorier, herunder vedrørende forbrugersager og sager omfattet af hvidvaskloven.

Advokatfirmaet anmodes blandt andet om at fremsende risikovurdering, politik og forretningsgang, i henhold til hvidvasklovens §§ 7 og 8, herunder øvrige pligter som intern kontrol samt screening og undervisning af medarbejdere.

Hvordan foregår et tilsyn?

Standardtilsyn

Ved et standardtilsyn behandler den tilsynsførende det fremsendte materiale, hvorpå tilsynet gennemføres. Herefter vil du modtage en tilsynsrapport skriftligt. 

Det risikobaserede tilsyn

Ved et risikobaseret tilsyn begynder tilsynsbesøget typisk med, at den tilsynsførende giver en overordnet gennemgang af, hvordan tilsynsbesøget forventes at forløbe. 

Under tilsynsbesøget med en advokat vil den tilsynsførende typisk gennemgå udvalgte sager med henblik på at kontrollere, om advokaten i tilstrækkelig grad har afgivet fyldestgørende opdrags- og prisoplysninger i forbrugersager, om forpligtelserne i hvidvaskloven er opfyldt, samt om reglerne i klientkontovedtægten er efterlevet. 

Ved tilsyn med advokatfirma vil den tilsynsførende typisk gennemgå risikovurdering, politik og forretningsgang, i henhold til hvidvasklovens §§ 7 og 8, herunder øvrige pligter som eksempelvis intern kontrol og screening. Som udgangspunkt den vil tilsynsførende også gennemgå, om reglerne i klientkontovedtægten er efterlevet.

Det hvidvaskspecifikke tilsyn

Ved et hvidvaskspecifikt tilsyn begynder tilsynsbesøget typisk med en overordnet gennemgang af, hvordan tilsynsbesøget forventer af forløbe.

Du må påregne, at de deltagende tilsynsmedarbejdere parallelt fører tilsyn med forskellige områder, under tilsynsbesøget. Der skal således være mindst en ansat til stede pr. tilsynsførende, som kan modtage tilbagemelding og besvare spørgsmål fra den tilsynsførende.

Under tilsynsbesøget vil de tilsynsførende som udgangspunkt gennemgå udvalgte sager med henblik på at kontrollere, om advokaterne i tilstrækkelig grad opfylder forpligtelserne af hvidvaskloven. Samtidig vil de tilsynsførende blandt andet gennemgå risikovurdering, politik og forretningsgang, i henhold til hvidvasklovens §§ 7 og 8, herunder øvrige pligter som intern kontrol samt screening og undervisning af medarbejdere

Afslutning af tilsyn og fremsendelse af tilsynsrapport

Advokaten eller advokatfirmaet modtager efterfølgende en tilsynsrapport, hvori en konklusion fra tilsynet fremgår. Alle advokater og advokatfirmaer modtager individuelt egne tilsynsrapporter.

Hvad sker der, hvis tilsynet konstaterer fejl eller mangler?

I tilsynsrapporten kan der fremgå en frist for at indsende eventuelt materiale, som ikke har været til stede, eller som skal tilrettes. Den tilsynsførende kan i sådanne tilfælde give en henstilling eller et påbud herom. Tilsynet kan samtidig beslutte at komme på tilsyn igen inden for de næste 12-18 måneder. 

Såfremt den tilsynsførende har fundet flere mangler på tilsynet, eller hvis en mangel vurderes at være grov, kan tilsynet føre til, at der indledes en disciplinærsag ved Advokatnævnet, ligesom der i de mest alvorlige tilfælde i tillæg kan ske politianmeldelse.