Klientkonto
Klientkontovedtægten fastsætter de nærmere regler for advokaters pligter ved behandlingen af betroede midler samt Advokatsamfundets tilsyn med, at advokater overholder disse pligter.
Hvornår er advokater og advokatselskaber omfattet af klientkontovedtægten
Alle advokater og advokatselskaber er omfattet af klientkontovedtægtens bestemmelser om tilsyn. De er derfor altid forpligtede til at indgive den årlige klientkontoerklæring.
Advokater og advokatselskaber er omfattet af de øvrige bestemmelser i klientkontovedtægten, når de håndterer klientmidler.
Hvilke midler kan indestå på klientkontoen
Når man som advokat modtager betroede penge fra en klient, skal disse indestå på en klientkonto oprettet i advokatens eller advokatselskabets navn. De midler, der kan indestå på en klientkonto, er midler, der er modtaget hos advokaten, som led i et advokatopdrag, der varetages af advokaten eller en anden ansat i advokatselskabet.
Der kan således ikke indestå klienttilsvar fra andre advokatfirmaer på en advokats klientkonto. Heller ikke i det tilfælde, hvor advokater sidder i kontorfællesskab og udøver advokatvirksomhed fra forskellige CVR-numre.
Advokatnævnet har i en række sager taget stilling til, at det ikke kan være et konkret advokatopdrag at drifte for en virksomhed, ligesom det ikke kan være et advokatopdrag at stille en klientkonto til rådighed som bankkonto, mens advokatens klienter leder efter en ny bank.
Der kan således ikke indgås aftale med en klient om, at der kan ske indbetaling af virksomhedens fakturaer til en klientkonto, ligesom midler, der står på en klientkonto, ikke kan anvendes til at betale en virksomheds fakturaer, medmindre der er tale om et konkursbo.
Hvilke midler må hæves fra klientkontoen
Klientkontovedtægtens § 9 indeholder en udtømmende redegørelse for, hvilke beløb, man som advokat må hæve fra klientkontoen. Der er tale om:
- Beløb, som udbetales til en klient eller som led i behandling af klientens sag.
- Beløb, som advokaten eller advokatselskabet har til gode hos en klient i henhold til bogført mellemværende, der berettiger til modregning.
- Beløb, som efter opgørelse og afstemning overstiger advokatens eller advokatselskabets samlede tilsvar.
Det er vigtigt, at advokaten holder sig for øje, at betingelserne er opfyldt og at det der udbetales, ikke overstiger det den pågældende klient har til gode hos advokaten.
Daglig bogføring
Det påhviler advokaten eller advokatselskabet at bogføre alle dage, hvor virksomheden holder åbent, og på dage, hvor der i øvrigt foretages økonomiske transaktioner fra virksomheden.
Derudover skal advokaten hver arbejdsdag foretage regulering, hvilket vil sige sikre, at der er overensstemmelse mellem det samlede tilsvar af betroede penge og indestående på klientbankkonti, og advokaten skal kunne dokumentere, at denne pligt er overholdt.
Hvis der konkret ikke er noget at bogføre den pågældende dag, skal det dokumenteres, at der ikke var noget at bogføre den pågældende dag. Det er ikke nok, at der efterfølgende kan gås tilbage i netbanken og tjekkes, at der ikke var noget at bogføre.
Månedlige afstemninger
Klientkontovedtægten stiller krav om, at advokaten og advokatselskabet mindst en gang hver måned afstemmer og dokumenterer de enkelte mellemværender med det samlede klienttilsvar. Denne månedsafstemning af klienttilsvaret skal bruges til løbende at give et retvisende billede af, hvor meget klienterne hver især og samlet har til gode hos advokaten og advokatselskabet.
Ved afstemning af klienttilsvaret opgøres tilsvar og tilgodehavende på hver enkelt sag, og summen af tilsvaret på de enkelte sager afstemmes op imod det samlede tilsvar og tilgodehavende i henhold til tilsvarskontoen (jf. råbalancen). Det samlede tilsvar skal naturligvis svare til indestående på klientbankkonti i pengeinstituttet (jf. kontoudskrifter).
Hvis afstemningen viser, at der er fejl i bogføringen, er det vigtigt, at advokaten med det samme finder årsagen til, at bogføringen ikke stemmer og får rettet op på dette.
Advokaten skal kunne dokumentere de månedlige afstemninger to år tilbage.
Frist for klientkontoerklæring og tilsynserklæring udskydes til den 30. april 2024
Advokatsamfundets nye medlemssystem, som er under implementering, omfatter også en ny indberetningsportal for klientkontoerklæring, tilsynserklæring og obligatorisk efteruddannelse. Den nye portal er desværre ikke blevet klar til at modtage erklæringer primo februar 2024. Fristen for indgivelse af klientkontoerklæring og tilsynserklæring for 2023 udskydes derfor en måned fra den sædvanlige frist 31. marts til den 30. april 2024.