Hvornår er advokater og advokatfirmaer omfattet af hvidvaskloven?

Når en advokat eller et advokatfirma er omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, udløser dette særlige forpligtelser.

Advokater og advokatfirmaer er omfattet, når de yder bistand ved rådgivning om eller udførelse af transaktioner for deres klienter i forbindelse med:

1. køb og salg af fast ejendom eller virksomheder,
2. forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver,
3. åbning eller forvaltning af bankkonti eller værdipapirdepoter,
4. tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder eller
5. oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder, fonde m.v.

Derudover er advokater og advokatfirmaer omfatter, når de på en klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom.

Hvidvasklovens forpligtelser for advokatfirmaer

Før et advokatfirma påtager sig sager, som er omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, skal advokatfirmaet have udarbejdet en risikovurdering, politik og forretningsgang, jf. hvidvasklovens §§ 7 og 8. Disse dokumenter har samlet til formål at sikre, at advokatfirmaet er opmærksom på dets iboende risiko for at blive misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering, hvilket styrker advokatfirmaets evner til forudse potentielle faldgruber.

Derudover er alle advokatfirmaer, inklusive enkeltmandsadvokatfirmaer, forpligtet til at opretholde regelmæssig intern kontrol for at sikre overholdelse af advokatfirmaets forretningsgange i dets sager.

Hvis advokatfirmaet har ansatte, skal det desuden sikre screening af medarbejderne både før og under ansættelsen, samt sikre at dets medarbejdere modtager løbende undervisning om de krav og forpligtelser, der følger af hvidvaskloven.

Advokatfirmaer med flere end fem ansatte er forpligtede til at have en whistleblowerordning, hvor de ansatte via en særlig, uafhængig og selvstændigt kanal kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelse af hvidvaskloven eller af regler udstedt i medfør af loven.

Risikovurdering

Før et advokatfirma kan behandle sager, som er omfattet af hvidvaskloven, skal det foretage en risikovurdering af de givne sagstyper, som advokatfirmaet ønsker at påtage sig. Risikovurderingen skal vurdere de risikofaktorer, som kan lede til at advokatfirmaet kan blive misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering.

Risikovurderingen skal, på baggrund af advokatfirmaets forretningsmodel, identificere de risici som er forbundet med advokatfirmaets kunde- og sagstyper, tjenesteydelser, leveringskanaler og geografiske områder hvortil og hvorfra der udøves advokatbistand.

Risikovurderingen skal inddrage risikovurderinger, som er udstedt af Europa-Kommissionen og nationale myndigheder. Risikovurderingen kan i øvrigt med fordel inddrage informationer fra andre internationale organisationer, bl.a. den internationale hvidvaskorganisation FATF.

Ud over at identificere og vurdere risikoen forbundet med de enkelte sagstyper inden for hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, skal advokatfirmaet også vurdere den generelle iboende risiko for misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering. Den iboende risiko skal forstås, som den risiko, der er for, at advokatfirmaet kan blive misbrugt til hvidvask, uden at tage højde for de foranstaltninger, som advokatfirmaet har iværksat for at begrænse risikoen.

Risikovurderingen skal således ikke tage højde for, om en potentiel risikofaktor minimeres ved implementeringen af særlige foranstaltninger, men derimod beskrive de risikofaktorer som er forbundet med advokatfirmaets arbejdsområder.

Politikker

På baggrund af dets risikovurderingen, skal et advokatfirma udpensle dets risikoområder, ansvarsfordeling, risikovillighed samt den organisatoriske forankring af risikoledelse og risikostyring.

Det vil sige, at advokatfirmaet skal identificere, vurdere og afgrænse dets risikovillighed ved at beskrive de risikofaktorer, som virksomheden ønsker at påtage sig og anvisninger om, hvorledes virksomhedens strategiske mål opnås.

Advokatfirmaets risikovillighed kan, for eksempel, omfatte særlige sagstyper, som advokatfirmaet udelukkende ønsker at påtage sig, eller særlige geografiske områder, som advokatfirmaet ønsker at behandle klienter eller sager fra.

Politikkerne skal bl.a. omfatte en stillingtagen til:

• Identifikation og afgrænsning af de risici, som advokatfirmaet i sin forretningsmodel påtager sig,
• principperne for risikostyringen,
• risikostyringens formål,
• advokatfirmaets risikoområder,
• risikovillighed,
• ansvarsfordeling og
• risikoledelse og -styring organisatorisk i advokatfirmaet

Forretningsgange

På baggrund af advokatfirmaets iboende risiko samt dets risikovillighed, som identificeret og afgrænset i risikovurderingen og politikken, skal advokatfirmaet i dets forretningsgang fastlægge klare rammer for, hvordan advokatfirmaet overholder hvidvaskloven og undgår at blive misbrugt til henholdsvis hvidvask eller terrorfinansiering.

Forretningsgangen skal betragtes som et værktøj for ansatte i advokatfirmaet (eller den enkelte advokat), som på en klar og entydig måde kortlægger de præcise skridt, som advokatfirmaet tager for at undgå at blive misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering.

Forretningsgangen skal som et minimumskrav beskrive, hvordan følgende områder bliver håndteret i praksis:

• Risikostyring
• Kundekendskabsprocedurer
• Informationsforpligtelser, jf. § 16
• Politisk Eksponerede Personer, jf. § 18
• Undersøgelses-, noterings-, og underretningspligt, jf. afsnit 5
• Opbevaring af oplysninger
• Screening af medarbejdere
• Intern kontrol.

Du kan læse mere om advokatfirmaers konkrete forpligtelser i afsnit 3 af Advokatrådets reviderede hvidvaskvejledning, samt del 2 af Finanstilsynets hvidvaskvejledning.

Hvidvasklovens forpligtelser for advokater

Når en advokat påtager sig sager, omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, har advokaten særlige forpligtelser i forhold til hver enkelt sag. Advokaten skal indledningsvist foretage en risikovurdering af den enkelte sag og, på baggrund af risikovurderingen, gennemføre kundekendskabsprocedurer.

Advokatens risikovurdering og gennemførte kundekendskabsprocedurer skal kunne redegøres for og dokumenteres i forbindelse med tilsyn.

Risikovurderingen i den enkelte sag

I alle sager omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, skal advokaten foretage en risikovurdering, som identificerer hvorvidt den enkelte sag og den enkelte kunde udgør særlige risikofaktorer, jf. hvidvasklovens § 11, stk. 3.

Risikovurderingen skal inddrage oplysninger om forretningsforbindelsens formål, omfang, regelmæssighed og varighed. I vurderingen skal som minimum inddrages de faktorer, som fremgår af bilag 2 og 3. Herudover skal risikovurderingen også tage højde for, om klienten er en politisk eksponeret person (PEP), eller om klienten er nærtstående eller nær samarbejdspartner til politisk eksponerede personer.

Kundekendskabsprocedure for fysiske personer

Omfanget af kundekendskabsproceduren afhænger af risikovurderingen for den pågældende sag.

Som et minimumskrav, skal der dog altid indhentes identitetsoplysninger, navnlig klientens navn og cpr-nummer, jf. hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 1, litra a, hvilket skal kontrolleres ved dokumenter, data eller andre oplysninger indhentet fra en pålidelig og uafhængig kilde, jf. hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 2.

I langt de fleste tilfælde vil det være tilstrækkeligt, at indhente klientens identitetsoplysninger ved klientens sundhedskort og foretage kontrol heraf med billede identifikation. Hvidvaskloven stiller dog ikke formkrav til dokumentationen til opfyldelse af kundekendskabsprocedurer.

Såfremt udfaldet af risikovurderingen viser at der er en øget risiko ved den givne sag eller klient, skal der, udover gennemførelse af minimumskravene, gennemføres en skærpet kundekendskabsprocedure efter hvidvasklovens § 17.

Kundekendskabsprocedurer for juridiske personer

Når klienten er en juridisk person, skal advokaten indhente identitetsoplysninger, såsom cvr-nummer eller lignende, jf. hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 1, litra b. Advokaten skal identificere den juridiske persons reelle ejere og gennemføre kundekendskabsprocedurer for disse. Dette gøres som udgangspunkt ved at klarlægge ejer- og kontrolstrutkuren for den juridiske person ved hjælp af f.eks. selskabsdiagrammer.

Såfremt den daglige ledelse må betragtes som den juridiske persons reelle ejer, skal advokaten foretage kundekendskabsprocedurer på de personer, som udgør den samlede ledelse.

Hvis det ikke er muligt at gennemføre kundekendskabsprocedure

Hvis det ikke er muligt at foretage kundekendskabsprocedurer, eller hvis klienten ikke medvirker til kundekendskabsproceduren, skal klientforholdet som udgangspunkt afbrydes, jf. hvidvasklovens §§ 14, stk. 5 og 15.

God advokatskik kræver, at en advokat ikke må ophøre at udføre en sag på en sådan måde og under sådanne omstændigheder, at klienten hindres i rettidigt og uden skadevirkning at søge anden bistand. Hvidvasklovens krav om afbrydelse af klientforholdet, når kundekendskabsprocedurer ikke kan gennemføres, er ufravigeligt og må imidlertid gå forud for denne praksis.

Du kan læse mere om advokatens forpligtelser i den enkelte sag i afsnit 4 af Advokatrådets reviderede hvidvaskvejledning, samt del 3 af Finanstilsynets hvidvaskvejledning.