Hos DLA Piper Denmark, har Christian Bruselius Beck som head of compliance over de seneste tre år bygget en afdeling op, som har ansvaret for, at advokatvirksomheden lever op til hvidvaskreglerne. Det betyder, at hver eneste oprettede sag skal til gennemsyn, og også at de risikerer at miste klienter.
Processen blev sat i gang for tre år siden og har nu kørt i et par år.
”Vi er nået til den erkendelse, at med en specialiseret complianceafdeling kan vi bedre sikre, at tingene bliver gjort rigtigt efter loven, og at de bliver gjort ens for hele huset.”
Det fortæller Christian Bruselius Beck, head of compliance i DLA Piper Denmark. Han har tidligere arbejdet i Advokatsamfundets tilsynsafdeling og har været med til at håndhæve de nye EU-regler om forebyggelse af hvidvask i hvidvasktilsynet.
”Jeg har fået indgående erfaring med pligterne i hvidvaskloven samt lige så vigtigt strukturen af et tilsynsbesøg på rygraden,” siger han.
Firmaet har indført egne interne skemaer om alle pligterne, der skal overholdes, og et oplysningsskema, så de er klar til at vise alt frem, når tilsynet kommer på besøg.
”Vi behøver ikke at ’føle ubehag’ ved et tilsyn, som det kan være tilfældet, hvis man nu ikke har haft helt styr på processerne. Det er jeg ret tryg ved, at vi har. Vi arbejder løbende med at udvikle os, og nu handler det så i højere grad end tidligere om, hvordan vi kan gøre processerne og onboarding-oplevelsen bedre for klienten og for vores advokater i huset,” fortæller han.
Complianceafdelingens ni medarbejdere sørger for, at alt er, som det skal være, og gennemgår dokumenterne fra advokaterne og klienterne hver eneste gang, der kommer en ny sag til advokatfirmaet.
Udover hvidvask tager complianceafdelingen sig også af dele af GDPR-området og tjek af interessekonflikter, men hvidvask fylder mest.
”Vi har lige lavet et nyt intuitivt sagsoprettelsesskema, og vi har også et særligt IT-system, der hjælper med at huske, hvilke oplysninger vi skal indhente, risikovurdere sagerne og gennemføre kundekendskabsproceduren. Det kan også hjælpe med at opbevare og slette data på den korrekte måde, til rette tid. Selvom det perfekte system ikke findes endnu, så kan det klart anbefales at få et IT-system, som understøtter KYC-processen – også for mindre virksomheder, der har brug for hjælp til at huske alle reglerne i hver enkelt sag,” forklarer Christian Bruselius Beck.
Advokatens ansvar
Det er den enkelte advokats ansvar at leve op til hvidvaskreglerne såvel som de advokatetiske regler, og derfor udfylder den enkelte advokat skemaerne selv. Men complianceafdelingen er en aflastning for advokaten og et ekstra sikkerhedsnet, påpeger Christian Bruselius Beck.
”Vores eksistensberettigelse i Compliance er at gøre det så let for vores kolleger som muligt at overholde de pligter, som gælder for advokater. Hvis vi for eksempel har tilsynsbesøg, så er det os, der har dialogen med Advokatsamfundet. Vi står for at finde oplysningerne frem og listerne over sager. Vi finder også oplysninger til brug for tilsynserklæringerne. Vi står for kundekendskabsproceduren samt sanktions- og PEP-screeninger. Og på baggrund af tilsynsbesøg og interne kontroller retter vi op, hvis noget skal gøres anderledes eller bedre. Advokaterne skal bruge så lidt tid som muligt.”
Han mener, at advokater såvel som klienter i Danmark generelt set viser forståelse for de omfattende regler, som løbende justeres og udvides. For eksempel skal der nu indhentes ID-oplysninger på klienten, når denne har penge på samleklientbankkontoen. Oplysningerne skal advokatfirmaet sende til banken.
Mister klienter
Det er ifølge Christian Bruselius Beck forskelligt, hvordan klienterne reagerer på skærpede krav.”For dem, der har været hos os i 30 år, blev det jo med hvidvaskloven underligt, at de pludselig skulle udlevere kopi af pas og private oplysninger til os som deres betroede rådgivere, og at de skal være indstillede på, at vi kan se os nødsaget til at underrette, hvis vi har mistanke om noget kriminelt. Processen med kundekendskabsprocedurer bliver fortsat en gang imellem udfordret, men det bliver hovedsageligt respekteret og accepteret. Med danske og nordiske klienter er der sjældent egentlig modstand,” siger han.
Med klienter fra udlandet er det derimod en anden sag. Der bliver ikke altid udvist samme forståelse, og nogle klienter siger farvel og tak, selvom de for eksempel ønsker at købe virksomhed i Danmark.
”Der er en reel risiko for at miste klienter på det her. Jo længere vi kommer fra Danmark, jo sværere bliver det. Vi har eksempler på amerikanske og engelske klienter, som jo ellers forbindes med lande, som har samme mål og engagement i at forebygge hvidvask, men hvor det kan være svært at få de nødvendige oplysninger. Vi har mistet nogle klienter fra særligt udlandet på grund af hvidvaskprocedurerne – om de så har kunnet finde et andet advokatfirma i Danmark, hvor de ikke er blevet mødt med samme kundekendskabsprocedurer, skal jeg ikke kunne sige. Det burde de jo ikke kunne, da vi alle skal være gatekeepers og følge reglerne,” siger Christian Bruselius Beck og uddyber:
”Jeg tror godt, at man kan finde nogle firmaer, hvor de går lidt lempeligere frem i forhold til, hvordan man vurderer risikoen ved klienten. Altså hvor mange oplysninger, for eksempel lønsedler eller årsregnskaber, man skal indhente om klienten, før man er tilfreds med kundekendskabet. Men spørgsmålet er også, om det alene er relevant at sammenligne advokatvirksomheder, eller om nogle af de potentielle klienter finder andre måder at få den ønskede rådgivning på.”
Fortsat huller
På spørgsmålet om, hvorvidt der er risiko for at enten over- eller undergøre hvidvaskprocedurerne og risikovurderingen med det elastiske skøn, der er i hver enkelt vurdering, er Christian Bruselius Beck ikke i tvivl om, at sådan må det nu engang være:
”Hvis det i stedet for den individuelle vurdering, hvor ressourcerne bruges dér, hvor risikoen er højest, blev en tjekliste, du bare skal igennem, så vil det måske nok blive lettere at gennemføre kundekendskabsproceduren, men vi ville bruge ressourcerne forkert og ”spilde” gode kræfter på sager med lav risiko eller ikke afsætte nok ressourcer til sager med øget risiko. Derfor synes jeg, at den ”elastiske” tilgang giver det bedste resultat, hvis vi skal forebygge hvidvask, og det skal vi.”
Christian Bruselius Beck ser flere huller, hvor hvidvask kan slippe udenom myndighedernes greb, som man ikke hverken kan eller skal hamle op imod som advokat.
”Hvis vi for eksempel sidder med en klient, som har en sag omfattet af hvidvaskloven, og der udover advokaten er en revisor og en juridisk rådgiver involveret i sagen, så kan det være, at ikke alle aktører har det samme indtryk eller billede af klienten. Da der ikke altid må udveksles oplysninger rådgiverne imellem, vil det ofte kunne medføre, at for eksempel en revisor underretter, mens advokaten ikke gør eller omvendt. Det kan også være, at advokaten også fik mistanke, men på grund af undtagelsen til underretningspligten i § 27 skulle udtræde af sagen uden at underrette. Advokaten har i denne situation gjort det rigtige ved ikke at underrette, men i stedet udtræde af sagen. Man skal lige huske at sætte det i den rigtige ramme.”
”Jeg synes, det er vigtigt at gøre opmærksom på, hvordan reglerne er, så vi kan få underrettet, hvor der er pligt til det, og så vi får forklaret, hvorfor niveauet for underretninger ikke skal forventes at kunne vokse i samme omfang som for eksempel hos bankerne. Man skal passe på med at udstille det som om, at advokater ikke tager opgaven alvorligt.”
Men uanset om advokater er fuldt ud bevidste omkring hvidvaskreglerne og compliance på området, så vil der fortsat være huller at slippe igennem.
”Jeg tror, at det er blevet sværere at misbruge de advokatfirmaer, der har afsat ressourcerne til at forebygge hvidvask, men det betyder ikke, at verden er home safe. Det bliver den vel aldrig. Men vi må gøre det, vi kan og skal.”
Alle bør være på vagt
Selvom Christian Bruselius Beck selv leder complianceafdelingen i et stort advokatfirma, har han som tidligere tilsynsmedarbejder i Advokatsamfundet også et par gode råd til de små og mindre advokatvirksomheder:
”Man bliver nødt til at hente hjælp på en eller anden måde. Der kan man jo starte i Advokatsamfundet med at finde idéoplæggene til risikovurdering, politikker og forretningsgange, og så lave et action card, som husker sagsbehandlerne på sagstyperne omfattet af hvidvaskloven og pligterne ved onboarding af klienter – så er man kommet et godt stykke.”
Det værste, man kan gøre som mindre advokatfirma, er at tro, at loven ikke er relevant for en selv, påpeger han.
”Hvis man er et lille advokatfirma på et par personer og siger: ’Vi har ikke nogen sager med russiske oligarker og store pengestrømme fra udlandet– så har man ikke forstået, hvad loven går ud på. Jeg vil tro, at der godt kunne findes hvidvasksager i et lille advokatfirma. Det kunne være en klient, som er en mindre virksomhed, der pludselig tjener eller bruger penge, som om de havde tyve ansatte og ikke fem ansatte. Man bør være på vagt, så snart der er noget, man ikke er vant til, eller hvis man får klienter, som ikke passer ind et sædvanligt mønster.”
Det gælder ifølge Christian Bruselius Beck om at acceptere, at det her sker og ikke bare skubbe det fra sig.
”Man skal heller ikke lade sig forblænde af, at nu er man heldig, fordi der kommer en klient ind, der bare er lidt ekstra sager og penge i. Man skal også tænke over klientens virksomhedsprofil sammenholdt med forventningerne til en sådan virksomheds transaktioner, Derudover skal man have styr på sine risici og styringen af dem.”
Christian Bruselius Beck understreger, at alle typer af advokatfirmaer, der er omfattet af hvidvaskreglerne, skal være vågne:
”Det her stopper jo ikke. Hvis vi skal holde trit med de kriminelle, skal vi hele tiden holde os opdaterede og dygtigt implementere og bruge de nye regler fra EU, fra myndighederne og fra tilsynet, som hjælper os til at skabe det bedste forsvar mod at blive misbrugt. Det gælder uanset størrelsen af advokatfirmaet. Så det værste, man kan gøre, er at resignere. Vi er alle – store som små – nødt til at følge med.”
Man bliver nødt til at hente hjælp på en eller anden måde.
Mere om hvidvask
Læs meget mere om hvidvaskprocedurer og reglerne i Advokatsamfundets seneste hvidvaskvejledning
Læs også de faglige artikler fra tilsynet om hvidvask og i serien ’De sorte penge’.
Du kan også lytte til Advokatsamfundets podcastserie ’Frontlinjen mod hvidvask’.
Har du yderligere spørgsmål eller brug for råd til compliance og håndtering af hvidvaskreglerne, er du også altid velkommen til at kontakte Advokatsamfundets hvidvasktilsyn.