I en lille advokatvirksomhed trækker det tænder ud, når de nye complianceregler på hvidvaskområdet skal efterleves. Det fortæller advokat Lisbeth Darling Wegener, som har styringen af opgaven i Ret & Råds kontor i Slagelse og Næstved. Selvom det er en del af en større kæde, er det ikke muligt at drive fælles complianceprocesser. Hvert kontor og den enkelte advokat har ansvar for sit.
I den seneste tid har advokat Lisbeth Darling Wegener ofte hørt ældre advokatkolleger sige: ’Det er godt, vi snart skal på pension. Vi gider ikke mere.’
Årsagen er ikke, at de er trætte af at hjælpe deres klienter, men at de er overvældede af de forskellige complianceregler, hvis omfang er steget betydeligt de seneste år for at styrke bekæmpelsen af hvidvask. Som en af advokaterne hos Ret & Råd i Slagelse-Næstved er hun udpeget af sine kolleger til at være complianceansvarlig. Hun skal derfor sikre, at reglerne bliver overholdt.
”De kalder mig ’Data Lisbeth’, fordi jeg som regel har godt styr på alle de advokatetiske regler, på GDPR og på compliance i det hele taget. Det er ret omstændigt, men vi prøver at tage ja-hatten på. Vi har jo ikke en complianceafdeling, som større firmaer har, og selvom vi samarbejder godt med de andre kontorer i kæden omkring rigtig mange ting, så står hvert enkelt kontor i kæden 100 procent selv for den del af det, der handler om kontorets politikker, procedurer og kontroller i forhold til overholdelse af hvidvasklovgivningen,” fortæller Lisbeth Darling Wegener.
På kontoret er de i alt 14 personer, herunder tre advokater og to fuldmægtige.
Klienterne omfatter både private og virksomheder, og udover familieretlige sager, som er et primært sagsområde, arbejder firmaet blandt andet med lejeretlige sager, virksomhedsoverdragelser, bistand til selskaber, køb og salg af ejendomme mv., så hvidvaskkontrollen er absolut relevant. Kontoret har også flere samleklientbankkonti.
Digitalt værktøj
”Jeg er jo ikke ekspert på hvidvaskområdet, men vi har altid gået med livrem og seler, og vi gør det så godt, vi overhovedet kan, og forsøger hele tiden at finde nye løsninger. Siden hvidvaskvejledningen fra 2022 har vi skærpet vores procedurer, og jeg har indført et digitalt værktøj, som hjælper os meget, og som har afløst tidligere manuelle processer. Men der er fortsat en del at gennemgå manuelt for hver sag med selve risikovurderingen, og arbejdsgangene er blevet en hel del tungere med de nyeste regler.”
Det er primært de enkelte sekretærer og advokater, der bruger værktøjet i praksis på de enkelte sager, mens Lisbeth Darling Wegener fungerer som overordnet tovholder.
”Jeg får dagligt mange spørgsmål fra kollegerne, om hvad der skal uploades, hvor ofte og hvordan. Hvornår er de ID-oplysninger, vi har registreret én gang, blevet for gamle, hvornår skal de slettes, og hvornår skal de indhentes igen. Foruden undervisning af advokater og medarbejdere i reglerne på hvidvaskområdet, der årligt skal følges op af et internt kursus, er der internt mange drøftelser dagligt, fordi de jo alle er bekendt med ansvaret, hvis ikke de gør det rigtigt, for så er det advokaten, ansvaret hviler på og som får bøden. Så spørger de hellere én gang for meget end for lidt, for alle vil jo bare rigtig gerne undgå, at der går noget galt.”
Klienter forstår
Det er ikke ligetil med hvidvaskreglerne – særligt ikke for et mindre firma, hvor der er få om at generere omsætning, mener Lisbeth Darling Wegener. Fra 1. januar i år kom der nye administrative opgaver med kravene om kundekendskabsprocedurer og aflevering af ID-oplysninger til bankerne, når samleklientbankkontoen benyttes.
”Jeg forventer i hvert fald selv to til fire timers ekstra arbejde hver måned på hvidvaskområdet, og dertil skal lægges den tid, hver enkel sagsbehandler bruger på hver sag for at sikre overholdelse af kundekendskabsprocedurerne,” siger hun.
Kontoret i Slagelse har endnu ikke oplevet at skulle underrette Hvidvasksekretariatet, og de fleste klienter afleverer gerne deres ID-oplysninger uden at kny.
”De er efterhånden vant til at aflevere oplysninger til rådgivere, og når en klient stiller spørgsmål til det, så kan vi jo forklare, at kravene er stillet udefra, og at vi ikke selv kan ændre på reglerne. Så det er i sig selv ikke noget problem. Men det kræver jo hver gang, at vi bruger tid på at indhente oplysningerne og forklare om det. Ligesom vi bruger tid på, at vi mindst én gang dagligt skal tjekke for indbetaling af betroede midler på samleklientkontoen og hver gang tilføje klienten og tilknytte ID-oplysninger til brug for bankens opfyldelse af hvidvasklovgivningen – også i sager, der ikke i øvrigt er omfattet af hvidvasklovgivningen.”
Fjernet kontonummer
Udover at anbefale brug af digitale værktøjer og sagsbehandlingssystemer, at opdatere dem jævnligt samt at udpege en tovholder på processerne har Lisbeth Darling Wegener et tip til andre advokatfirmaer, som har lettet byrden en smule.
”Vi har fjernet vores kontonummer fra vores hjemmeside og mailsignatur samt alle offentlige steder, og derfor skal klienterne og samarbejdspartnere nu ringe til os for at få det korrekte kontonummer, som de skal overføre penge til – særligt i dødsbosager, som har separate kontonumre. Det giver en bedre kontrol over indbetalinger og minimerer utilsigtede overførsler,” forklarer hun og tilføjer:
”Jeg har gransket de etiske regler og alle vejledninger, og der er intet, der tyder på, at vi ikke må gøre det.”
Alligevel mener hun, at hvidvaskreglerne på nogle områder bør justeres.
”Hvidvaskreglerne aktiveres selv ved små beløb til retsafgifter, tinglysningsafgifter og gebyrer i offentlige sammenhænge. Som minimum kunne man indføre beløbsgrænser. 187,50 kroner til Statstidende udgør eksempelvis ikke en reel risiko for hvidvask.”
Tager en for holdet
Kontoret har desuden oplevet en del tekniske udfordringer fra bankernes side, som har betydet, at hun ikke kunne dokumentere compliance i dagene efter nytår, da ID-oplysningerne ikke kunne registreres korrekt på betalinger. Der var også uklarhed omkring reglerne i forbindelse med jul og nytår, indtil der kom en afklaring i dagene op til juleferien. Det var derfor vanskeligt at undervise og forberede medarbejderne på de nye regler og arbejdsgange i firmaet.
”Der stod jo, at det skulle ske uden ’ugrundet ophold’, og det vil jo sige, at hvis der kommer noget fredag eftermiddag, så skulle jeg senest lørdag indberette til banken. Men hvad så, når vi har ferielukket? I julen havde vi lukket flere dage, og derfor endte jeg dér, hvor jeg sagde, at jeg var parat til at tage en for holdet. Jeg går i advokatfængsel, hvis de virkelig mener, at jeg skal møde op hver morgen og i banken registrere ID på betalinger fra klienter, der har overført 187,50 kr. Det kommer ikke til at ske. For ellers bliver det for tungt. Heldigvis kom der så lige inden jul en præcisering fra Justitsministeriet om, at det skulle vi selvfølgelig ikke.”
Men det er blevet en del af hverdagen, der fylder meget. Også for meget, mener hun.
”Jeg er blevet påtvunget at lære noget, jeg egentlig ikke er specialiseret i, men er blevet tvunget til at være specialiseret i. Vi har så en størrelse, hvor vi trods alt har kunnet vælge en af os, og vi hjælper hinanden. Hvidvask er jo bare en lille del af det. Men vi bruger mere og mere tid på compliance. Jeg vil da hellere bruge tid på advokatarbejde og på at hjælpe mine klienter og gøre det, jeg er bedst til.”
Lisbeth Darling Wegener mener, at advokater og Advokatsamfundet skal gøre mere ud af at fortælle omverdenen, hvorfor klienter skal vælge advokater, når de søger juridisk rådgivning i stedet for andre juridiske rådgivere, som ikke er omfattet af samme regler.
”Er vi gode nok til at fortælle, hvorfor man skal vælge os og ikke alle dem, som ikke har en tvungen ansvarsforsikring? Alle dem, der ikke er pålagt at overholde de her regler. Er vi gode nok til at sælge vores varer, så klienter ved og forstår, hvad det er for en rådgivningspakke, de får for pengene? Det skal vi altså blive endnu bedre til.”
Vi har fjernet vores kontonummer fra vores hjemmeside