Advokatsamfundets artikelserie med titlen ”Kundekendskabsprocedurer” har til formål at give et overblik over netop kundekendskabsproceduren i advokatens møde med forskellige klienter. Denne artikel er del to i serien, som består af i alt tre dele og vedrører kundekendskabsprocedurer for fysiske personer. Første del er udgivet i Advokaten 4 2024, og del tre, som vedrører kundekendskabsprocedurer for juridiske personer, forventes udgivet i næstkommende udgave af Advokaten.

For at finde ud af hvilke kundekendskabsprocedurer, der er tilstrækkelige i en konkret sag, skal advokaten foretage en risikovurdering af klientforbindelsen og sagen. Du kan læse nærmere om kravene til risikovurderingen i artiklen ”risikovurdering på sagsniveau”, som er udgivet i Advokaten 3 2024. Advokater skal således kunne dokumentere overfor tilsynet, at der er foretaget en konkret risikovurdering af klientforbindelsen og sagen, og at der herefter er udført kundekendskabs-procedurer i tilstrækkeligt omfang, risikovurderingens konkrete udfald taget i betragtning.

Kundekendskabsproceduren, når klienten er en fysisk person

Det følger af hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 1, jf. hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, at de kundekendskabsprocedurer, som advokater skal gennemføre, omfatter indhentelse af klientens identitetsoplysninger. Det følger videre af § 11, stk. 1, nr. 1, litra a, at kundekendskabsproceduren skal omfatte navn og cpr-nummer eller lignende, når klienten er en fysisk person.

Identitetsoplysninger, som advokaten har indhentet, skal for både fysiske og juridiske personer kontrolleres på grundlag af dokumenter, data eller oplysninger indhentet fra en pålidelig og uafhængig kilde, jf. § 11, stk. 1, nr. 2. Ved pålidelig og uafhængig kilde forstås for eksempel elektroniske identifikationsmidler, tillidstjenester, sikre fjernidentifikationsprocesser eller elektroniske identifikationsprocesser, såfremt processerne er reguleret, anerkendt, godkendt eller accepteret af de kompetente nationale myndigheder. 

Advokater skal endvidere tage hvidvasklovens øvrige forpligtelser i betragtning i forhold til kundekendskabsprocedurens gennemførelse, herunder hvidvasklovens § 18 om politisk eksponerede personer, nærtstående og nære samarbejdspartnere til disse. Advokaten skal ligeledes være opmærksom på, at der i visse tilfælde kan gennemføres lempede kundekendskabsprocedurer i medfør af hvidvasklovens § 21, samt at advokaten i visse tilfælde er forpligtet til at gennemføre skærpede kundekendskabsprocedurer i medfør af hvidvasklovens § 17. Der henvises til artikelseriens del et om kundekendskabsprocedurer generelt, hvor der er redegjort nærmere herfor.  

 ”Cpr-nummer eller lignende”

Personer, der fødes i Danmark eller flytter til Danmark fra udlandet, vil sædvanligvis være tildelt et cpr-nummer. Dette efterlader dog mange tilfælde, hvor det ikke vil være muligt at indhente cpr-nummer på en klient. I tilfælde hvor klienten ikke er tildelt et cpr-nummer, vil klienten ofte have et andet personligt identifikationsnummer, for eksempel i form af et nationalt ID-nummer, som advokaten i så fald skal indhente. Såfremt advokaten indhenter et identifikationsnummer, som ikke er et cpr-nummer, er advokaten forpligtet til at sikre, at der er tale om et unikt, aktivt og/eller gyldigt nummer. 

Såfremt en klient ikke har et cpr-nummer eller et lignende personligt identifikationsnummer, følger det af hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 1, litra a, sidste punktum, at identifikationsoplysninger skal omfatte klientens fødselsdato.

Advokaten kan kun i tilstrækkeligt omfang opfylde forpligtelsen ved indhentelse af klientens fødselsdato, når advokaten har sikret sig, at kundekendskabsproceduren ikke har kunnet gennemføres i medfør af § 11, stk. 1, nr. 1, litra a, 1. pkt., ved indhentelse af cpr-nummer eller lignende.

Forløbet under et tilsyn 

Når der gennemføres et tilsyn med en advokat, og der i den forbindelse gennemgås sager omfattet af hvidvaskloven, vil advokaten blive bedt om at dokumentere kundekendskabsprocedurens gennemførelse. Det fremgår således af hvidvasklovens § 11, stk. 4, at advokaten skal kunne godtgøre overfor den myndighed, der fører tilsyn med dennes overholdelse af loven, at kendskabet til klienten er tilstrækkeligt i forhold til risikoen for hvidvask og finansiering af terrorisme. Advokaten skal i den forbindelse kunne dokumentere at have foretaget en risikovurdering af klientforbindelsen og sagen, ligesom advokaten skal kunne dokumentere at have gennemført tilstrækkelige kundekendskabsprocedurer i forlængelse heraf. Kravene til gennemførelsen af risikovurderingen af klientforbindelsen og sagen gennemgås ikke nærmere i denne artikel, idet der henvises til artiklen ”risikovurdering på sagsniveau”, udgivet i Advokaten 3 2024. 

Når advokaten har gennemført sin risikoanalyse og klassificeret forholdene forbundet med klientforbindelsen og sagen, vil risikoscoren danne grundlaget for omfanget af den kundekendskabsprocedure, som advokaten skal gennemføre. Under et tilsyn vil advokaten – foruden dokumentation for risikovurderingens foretagelse – blive bedt om at dokumentere, at der er indhentet tilstrækkelige oplysninger og gennemført tilstrækkelig kontrol af, hvem der er advokatens klient.

Det er vigtigt, at advokaten kan dokumentere at have undersøgt, hvem der er advokatens klient, herunder de foretagne kontroller heraf. Kravene til omfanget af det undersøgte vil variere konkret, men advokaten er i alle tilfælde forpligtet til at kunne dokumentere overholdelsen af § 11. Det bemærkes i den forbindelse, at der altid er krav om, at der gennemføres kundekendskabsprocedurer. Det er således alene omfanget af , som vil være af varierende karakter.

Advokater skal kunne fremvise kopi af de identifikationsoplysninger, som er indhentet vedrørende klienten. Klienten kan for eksempel have afleveret kopi af dennes pas og sygesikringskort. Advokaten skal desuden kunne dokumentere, hvornår oplysningerne er indhentet, da tilsynet skal påse, at kundekendskabsproceduren er gennemført rettidigt. Såfremt advokaten har taget en fysisk kopi af oplysningerne i forbindelse med klientens fremmøde på kontoret, skal advokaten sikre, at kopien bliver forsynet med en datering. Dette kan for eksempel ske ved, at advokaten sender kopien i en mail til sig selv, således at der opnås en sikker dokumentation på tidspunktet for indhentelsen, som ikke kan manipuleres.

Advokaten skal desuden kunne dokumentere at være i besiddelse af gyldige identifikations-oplysninger. Såfremt et indhentet pas udløber under sagens behandling, skal advokaten indhente nye og gyldige identifikationsoplysninger på klienten. Advokaten skal være opmærksom på at gemme den ældre kopi, samt dokumentation for tidspunktet for indhentelse af denne. Tilsynet vil bede advokaten om at dokumentere, at hvidvasklovens bestemmelser er overholdt, og at de har været overholdt under hele sagens behandling.

Opmærksomhedspunkt vedrørende selskabsstiftelser

I forbindelse med advokatopdrag, der involverer selskabsstiftelser, er det relevant at bemærke, at der ikke kan gennemføres kundekendskabsprocedurer på en juridisk person, som ikke eksisterer. Såfremt en advokat bliver kontaktet af en fysisk person, der ønsker advokatens bistand til stiftelse af et selskab, er det således den pågældende person, som retter henvendelse til advokaten, der vil blive opfattet som klienten. Det er også i den henseende uden betydning, om den eller de pågældende, der betegnes som advokatens klient/klienter, kommer til at udgøre reelle eller legale ejere af selskabet, når dette er stiftet.

Advokaten bør naturligvis fortsat – og i det omfang, som risikovurderingen giver anledning hertil – indhente oplysninger vedrørende både klienten, men også det selskab der skal stiftes.