Såfremt man som advokat påtager sig en sag, der er omfattet af hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 13, litra a eller b, så aktiveres pligterne i medfør af hvidvaskloven. Advokatrådet udgav i september 2022 en revideret hvidvaskvejledning med en række konkrete eksempler på, hvornår et givent opdrag er henholdsvis indenfor og udenfor hvidvaskloven. Herudover indeholder vejledningen en dybdegående beskrivelse af de pligter, som advokatfirmaer og advokater skal efterleve, såfremt de beskæftiger sig med sager indenfor hvidvaskloven.  

Advokatens rolle som gatekeeper medfører, at advokater både skal efterleve pligterne i medfør af hvidvaskloven, ligesom advokater også skal kunne dokumentere over for tilsynet, at de efterlever pligterne.

Denne artikel fokuserer på advokaters dokumentationspligt i forbindelse med tilsynet, idet manglende dokumentation for efterlevelse af pligterne i medfør af hvidvaskloven blandt andet vil kunne medføre et påbud, der offentliggøres på Advokatsamfundets hjemmeside, en disciplinærsag i Advokatnævnet eller en politianmeldelse.

Når en advokat påtager sig et opdrag, der er omfattet af hvidvaskloven, udløser det en række pligter, som både advokatfirmaet og advokaten, der arbejder med sagen, skal efterleve.

Advokatfirmaets pligter:

Risikovurdering, politikker og forretningsgange

Advokatfirmaet skal have en skriftlig risikovurdering af firmaet samt dokumenterbare politikker og forretningsgange, som kan fremvises for tilsynet.

Undervisning af medarbejdere

Advokatfirmaet skal sikre, at ansatte, herunder ledelsen, der beskæftiger sig med sager indenfor hvidvaskloven, har modtaget tilstrækkelig undervisning i hvidvasklovens regler. Undervisning af medarbejdere kan ske på mange forskellige måder. Minimumskravet til dokumentation er, at det skal kunne påvises, hvilke emner indenfor hvidvaskloven der er blevet undervist i, datoen for, hvornår undervisningen er blevet afholdt, samt en oversigt over de medarbejdere, der reelt har deltaget i undervisningen.

Screening af medarbejdere

Advokatfirmaet skal forebygge, at ansatte misbruger deres stilling til hvidvask og terrorfinansiering eller medvirken hertil. Dette betyder i praksis, at advokatfirmaet skal kontrollere, at deres medarbejdere eller nyansatte, der skal beskæftige sig med sager omfattet af hvidvaskloven, ikke udgør en risiko. Advokatfirmaet skal herunder kunne dokumentere, at de har foretaget en screening af nye medarbejdere, og at de ud fra en risikovurdering løbende foretager en screening af deres øvrige medarbejdere. Medarbejderens straffeattest skal ikke kunne forevises overfor tilsynet. Det er således tilstrækkeligt, såfremt arbejdsgiver og arbejdstager udfærdiger en skriftlig erklæring for, hvornår screeningen er foretaget, hvilket dokument der er forevist samt udfaldet af screeningen.

Whistleblowerordning

Såfremt advokatfirmaet har flere end fem ansatte, har de pligt til at etablere en whistleblowerordning. Dette skal ske senest tre måneder efter, at firmaet ansætter en eventuel sjette medarbejder. Det bemærkes, at man tæller antal hoveder og ikke årsværk, hvorfor for eksempel deltidsansatte også tæller med.

Whistleblowerordningen skal kunne fremvises for tilsynet.

Intern kontrol

Alle advokatfirmaer - uanset størrelse og antal medarbejdere - skal gennemføre interne kontroller.

Gennemførelsen af den interne kontrol skal være dokumenterbar overfor tilsynet. Dette kan ske ved, at advokatfirmaet har en logbog, hvori den interne kontrol beskrives, herunder i forhold til, hvilke sager der har været udtaget til kontrol, udfaldet samt dato for, hvornår den interne kontrol er gennemført, og hvem der har forestået den interne kontrol.

Pligter på sagsniveau:

Dato for påtagelse af et givent opdrag

Det er vigtigt, at advokaten overfor tilsynet kan dokumentere en konkret dato for, hvornår advokaten har påtaget sig et givent opdrag for en klient.

I det tilfælde, hvor der ikke er tale om et nyt klientforhold, men hvor advokaten og klienten har et løbende klientforhold, skal advokaten notere det tidspunkt, hvor advokaten og klienten aftaler, at advokaten påtager sig en ny sag for klienten, der er omfattet af hvidvasklovens bestemmelser.

Risikovurdering af den enkelte sag

Advokater skal have en dokumenterbar risikovurdering af den enkelte sag samt en dato for, hvornår risikovurderingen er blevet foretaget.

Advokaten skal være opmærksom på, at kundekendskabsproceduren skal være udført, før klientforholdet etableres, eller sagen påtages. Hvis det vurderes, at der er begrænset risiko for hvidvask og finansiering af terrorisme, kan kundekendskabsprocedurerne gennemføres under etableringen af klientforholdet.

Undersøgelse af, om klienten er PEP’er

I forbindelse med udarbejdelsen af en risikovurdering skal advokaten kunne påvise, at det er blevet undersøgt, hvorvidt klienten er en politisk eksponeret person (en PEP’er). Fremgangsmåden, datoen for undersøgelsen samt udfaldet heraf skal noteres i risikovurderingen. Herudover skal advokaten ud fra en konkret risikovurdering vurdere, om det er relevant at undersøge, om klienten er nærtstående eller nær samarbejdspartner til en PEP’er. Risikovurderingen og konklusionen skal ligeledes kunne fremvises for tilsynet.

Undersøgelse af, om sagen er kompleks i henhold til § 25

Advokaten skal kunne dokumentere, at det er blevet undersøgt, om sagen er kompleks i henhold til hvidvasklovens § 25. Udfaldet af undersøgelsen skal kunne fremvises for tilsynet.

Gennemførelse af kundekendskabsprocedurer

Advokaten skal kunne dokumentere, at der er blevet gennemført en kundekendskabsprocedure på baggrund af risikovurderingen. Dette skal ske ved fremvisning af en kopi af de indhentede dokumenter samt datoen for, hvornår advokaten har modtaget dokumenterne.

Oplysninger i henhold til hvidvasklovens § 16 til fysiske personer

Advokater kan vælge at fremsende oplysninger i henhold til hvidvasklovens § 16 til fysiske personer enten i deres opdrags- og prisoplysninger eller notere dette i firmaets generelle forretningsbetingelser. Det afgørende er, at advokaten overfor tilsynet kan dokumentere, at fysiske personer har fået oplysningen.

Sanktioner

Såfremt advokatfirmaer eller advokater ikke efterlever pligterne i hvidvaskloven, og/eller de ikke kan dokumentere dette, har tilsynet en række forskellige reaktionsmuligheder.

Påbud

I henhold til hvidvasklovens § 64 a så kan Advokatrådet udstede et påbud til advokatfirmaet/advokaten om at foretage nødvendige foranstaltninger vedrørende overtrædelser af hvidvaskloven. Påbud bliver offentliggjort på Advokatsamfundets hjemmeside, hvor det er tilgængeligt i fem år fra tidspunktet for offentliggørelsen.

Politianmeldelse

Advokatrådet kan endvidere politianmelde advokatfirmaet/advokaten, såfremt overtrædelserne af hvidvaskloven er af grov karakter i henhold til hvidvasklovens § 78.

Indbringelse for Advokatnævnet

Advokatrådet kan endvidere indbringe advokaten/advokatfirmaet for Advokatnævnet i henhold til retsplejelovens § 143, stk. 2, jf. § 126, stk. 1. Indbringelse for Advokatnævnet kan både ske særskilt men også i tillæg til et eventuelt andet tilsynstiltag alt efter karakteren af overtrædelsen af hvidvaskloven.