Denne artikel fokuserer på advokaters pligt til at uddanne sig selv og sine medarbejdere. Advokatfirmaet skal sikre, at ansatte, herunder ledelsen, der beskæftiger sig med sager indenfor hvidvaskloven, har modtaget tilstrækkelig undervisning i hvidvasklovens regler, jf. hvidvasklovens § 8, stk. 6.

Hvem skal undervises?

Alle medarbejdere, der varetager funktioner, der relaterer sig til hvidvask og terrorfinansiering, skal undervises. Det betyder, at det ikke kun er advokater og fuldmægtige, der skal undervises, men også for eksempel sekretærer, compliancemedarbejdere og bogholderimedarbejdere - afhængig af deres konkrete arbejdsområder.

Der er ikke krav om, at medarbejdere, der varetager funktioner, der ikke relaterer sig til hvidvask eller terrorfinansiering, bliver undervist. Advokatfirmaet kan således i deres forretningsgange på området beskrive, hvilke medarbejdergrupper der skal og evt. ikke skal undervises.

For så vidt angår undervisning af ledelsen, ligger der heri ikke et generelt krav om undervisning af hele advokatfirmaets ledelse, men på samme måde som ved medarbejderne er der krav om, at den del af advokatfirmaets ledelse, der beskæftiger sig med hvidvask og terrorfinansiering, herunder firmaets daglige ledelse og øverste ledelse, har modtaget tilstrækkelig undervisning på området til at kunne varetage deres ledelsesmæssige opgaver relateret til hvidvaskpligterne.

Indhold og metode

Undervisningen skal sikre, at advokatfirmaets relevante medarbejdere, herunder nyansatte, løbende har et tilstrækkeligt kendskab til de pligter, der gælder på hvidvaskområdet. Det, at undervisningen skal være tilstrækkelig, betyder, at medarbejderen efterfølgende skal kunne varetage sin jobfunktion på fuldt forsvarlig måde i overensstemmelse med lovgivningens krav.

Undervisning af medarbejdere kan ske på mange forskellige måder. Det kan for eksempel være ved fællesmøder, som online undervisning eller som del af on-boarding forløb, hvor den person, der er ansvarlig for hvidvask i advokatfirmaet, underviser nye medarbejdere.  Kravet er, at advokatfirmaet har et egentligt undervisningsprogram, og at der heri er taget stilling til, hvorledes nye (og eksisterende) medarbejdere og ledelse, får undervisning på området.

Undervisningen skal bestå i en kombination af gennemgang af lovkravene sammenholdt med advokatfirmaets skriftlige politikker og forretningsgange på hvidvaskområdet. En undervisning, der består i at udlevere og gennemgå advokatfirmaets skriftlige politikker og forretningsgange i relation til hvidvask, er således ikke tilstrækkeligt, da uddannelseskravet omfatter alle lovens bestemmelser og regler udstedt i medfør heraf.  Det er ligeledes ikke tilstrækkeligt, hvis undervisningen alene omfatter gennemgang af lovreglerne på hvidvaskområdet. Det betyder, at et eksternt grundkursus i hvidvaskreguleringen ikke vil være tilstrækkelig til at opfylde kravene til undervisning.

Udover uddannelse i hvidvask skal advokatfirmaets medarbejdere også modtage uddannelse i relevante bestemmelser om databeskyttelse for at sikre, at personoplysninger bliver behandlet i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. Dette skal være med til at sikre, at personoplysninger indhentet efter reglerne i hvidvaskloven alene sker med henblik på at efterleve kravene i hvidvaskloven, jf. hvidvasklovens § 8, stk. 6.

Tidspunkt for undervisning

Undervisning af nye medarbejdere, der skal varetage hvidvaskrelaterede funktioner, kan eksempelvis finde sted som en del af deres on-boarding forløb.

Kravet om tilstrækkelig undervisning indebærer, at advokatfirmaet med passende mellemrum skal efteruddanne sine medarbejdere og ledelsen. Det betyder blandt andet, at hvis der sker ændringer i advokatfirmaets politikker og/eller forretningsgange på hvidvaskområdet, skal der ske efteruddannelse af de medarbejdere, hvor ændringerne har betydning for de pågældendes arbejdsfunktion.

Dokumentation

Advokatfirmaet skal sikre, at den fastsatte procedure for undervisning af relevante medarbejdere på hvidvaskområdet nøje beskrives i Advokatfirmaets skriftlige procedurer på hvidvaskområdet, jf. hvidvasklovens § 8, stk. 1.  

Advokatfirmaet skal derudover sikre, at medarbejderne deltager i hele undervisningen. Det er således ikke tilstrækkeligt, at alle er indkaldt til et fællesmøde, hvor reglerne gennemgås, og man på den baggrund antager at kravene om uddannelse er opfyldt.

Der stilles ikke samme krav til dokumentation for gennemført undervisning i hvidvaskspligterne, som der gøres for dokumentation af advokaters løbende efteruddannelse. Men i lighed med disse regler skal det kunne dokumenteres, at den enkelte medarbejder rent faktisk har deltaget i den undervisning, der er gennemført. Minimumskravet til dokumentation er således, at det skal kunne påvises, hvilke emner indenfor hvidvaskloven, der er blevet undervist i, datoen for hvornår undervisningen er blevet gennemført, samt en oversigt over de medarbejdere, der reelt har deltaget i undervisningen.

Dokumentationen for den gennemførte undervisning skal kunne fremvises i forbindelse med et eventuelt tilsynsbesøg.