Det følger af hvidvasklovens § 11, stk. 2, at der skal gennemføres visse kundekendskabsprocedurer på personer, der handler på vegne af en kunde. Såfremt man som advokat er blevet kontaktet af en anden advokat, der handler på vegne af sin klient, skal den pågældende advokat identificeres, ligesom advokatens identitet skal kontrolleres ved en pålidelig og uafhængig kilde.

Bestemmelsen finder anvendelse, når der foreligger et fuldmagtsforhold, hvilket også kan udledes af formuleringen ”på vegne af”. Et fuldmagtsforhold kan – rent aftaleretligt – karakteriseres som en tillagt bemyndigelse til at indgå retshandler med tredjemand på vegne af en anden, med en umiddelbar forpligtelse og/eller berettigelse til følge.

Det er alene fuldmagtsforhold, som reguleres af bestemmelsen. Der skal altså være tale om, at den part, man modtager henvendelsen fra, handler ”på vegne af” en bagvedliggende klient. Andre typer af henvendelser og former for indledende kontakt, herunder f.eks. henvisningssituationer, er således ikke omfattet.

Bliver Advokat A kontaktet af Advokat B, der retter henvendelse til Advokat A på vegne af sin klient, er Advokat A forpligtet til at gøre sig bekendt med Advokat B’s identitet, samt til at kontrollere denne ved en pålidelig og uafhængig kilde. Det er den advokat, som Advokat A modtager henvendelsen fra, i dette tilfælde Advokat B, hvis identitet Advokat A er forpligtet til at kende og kontrollere.

Advokat A skal samtidig gennemføre kundekendskabsprocedurer på den bagvedliggende klient i overensstemmelse med kravene i § 11, stk. 1. Den begrænsning, der følger af § 11, stk. 2, 1. pkt., som relaterer sig til omfanget af den kundekendskabsprocedure, der skal gennemføres (begrænset til kendskab og kontrol af identitet), gælder således ikke hvad angår den bagvedliggende klient, men alene i forholdet til Advokat B.

Advokat A vil endvidere være forpligtet til at sikre, at Advokat B er beføjet til at handle på vegne af klienten, f.eks. ved forevisning af en fuldmagt. Dette gælder dog ikke i de tilfælde, hvor Advokat B er advokat med beskikkelse i Danmark eller i et andet EU eller EØS-land, jf. bestemmelsens 2. pkt.

Hvis en klient er en politisk eksponeret person (PEP), en nærtstående, eller en nær samarbejdspartner til en politisk eksponeret person, følger en række forpligtelser i medfør af hvidvasklovens § 18. Advokaten er ifølge bestemmelsen bl.a. forpligtet til at foretage en skærpet overvågning af forretningsforbindelsen.

Hvidvaskloven stiller herunder krav om, at advokater har indarbejdet forretningsgange til at vurdere, om en klient er en politisk eksponeret person (PEP), en nærtstående, - eller en nær samarbejdspartner til en sådan.  

Advokaten bør i forretningsgangene sørge for at fremhæve, at der skal foretages skærpet overvågning af forretningsforbindelser med politisk eksponerede personer (PEP), nærtstående, - eller nære samarbejdspartnere til politisk eksponerede personer.

Gennemførelse af kontrol med, hvorvidt en person er politisk eksponeret, kan vedrørende danske klienter f.eks. undersøges ved opslag i Finanstilsynets liste over politisk eksponerede personer, som er tilgængelig på Finanstilsynets hjemmeside. Er der tale om en udenlandsk klient, kan der f.eks. foretages en open source-søgning, hvor dette undersøges. Det kan også undersøges, hvorvidt der findes en tilsvarende liste i det pågældende land. Det er ikke tilstrækkeligt at spørge klienten herom.

Gennemførelse af kontrol med, om en person er en nærtstående, - eller en nær samarbejdspartner til en politisk eksponeret person, skal ske ud fra en risikovurdering af klientforholdet. Ved kontrol af, om en person er en nærtstående, - eller en nær samarbejdspartner til en politisk eksponeret person, kan det – afhængigt af risikovurderingen – være tilstrækkeligt at spørge klienten herom.

Advokaten skal kunne dokumentere, at der er ført kontrol med, om en klient er en politisk eksponeret person (PEP), en nærtstående, - eller en nær samarbejdspartner til en politisk eksponeret person.

Som dokumentation for, at der er ført kontrol med, om en klient er en politisk eksponeret person (PEP), kan advokaten f.eks. opbevare et notat på sagen, hvoraf det fremgår, at advokaten har foretaget en gennemgang af Finanstilsynets liste, eller at advokaten har gennemført en open source-søgning og gennemgået eventuelle relevante lister. Advokaten kan også have adgang til systemer, der kan foretage en lignende kontrol.

Advokaten skal sørge for at notere datoen for gennemgangen af listen eller for gennemførelsen af søgningen, ligesom advokaten skal notere resultatet af den gennemførte kontrol. Gennemførelse af kontrol med, om en person er politisk eksponeret, skal ske ved en pålidelig og uafhængig kilde.

Som dokumentation for, at der er ført kontrol med, om en klient er en nærtstående, - eller en nær samarbejdspartner til en politisk eksponeret person, kan advokaten opbevare et notat på sagen, som med afsæt i risikovurderingen af klientforholdet beskriver, hvordan og i hvilket omfang advokaten har fundet det relevant at foretage kontrollen.

Ved kontrol af, om en person er en nærtstående, - eller en nær samarbejdspartner til en politisk eksponeret person, kan det – afhængigt at risikovurderingen – være tilstrækkeligt at spørge klienten herom. Dokumentation for, at der er foretaget kontrol af, om en klient er en nærtstående eller en nær samarbejdspartner til en politisk eksponeret person, kan bestå af en mail til klienten hvoraf det fremgår, at klienten skal give advokaten besked, såfremt dette måtte være tilfældet.

Mit-ID-verificering kan – alt afhængig af forretningsforbindelsens karakter – anvendes som kontrolkilde til at fastslå en klients identitet.

Når advokaten modtager et opdrag, som er omfattet af hvidvaskloven, skal denne fastlægge den pågældende klients risikoprofil og gennemføre relevante kundekendskabsprocedurer. Såfremt klientforholdet ikke vurderes at skulle underlægges skærpede kundekendskabsprocedurer, kan Mit-ID-verificering i visse tilfælde stå alene som kontrolkilde af klientens identitet. 

Der vil dog altid være tale om en konkret vurdering af det enkelte klientforhold. Det er således ikke givet, at Mit-ID-verificering er tilstrækkelig til at fastslå en klients identitet, selvom klientforholdet ikke er underlagt skærpede kundekendskabsprocedurer. I så fald må Mit-ID-verificeringen, såfremt den ønskes benyttet, suppleres af andre kontrolkilder.

Hvidvaskloven pålægger advokater at foretage løbende overvågning af forretningsforbindelser, der omfattes af lovgivningen. Den løbende overvågning omfatter klientens aktiviteter og transaktioner, men også klientens adfærd i sin helhed. De informationer, som advokaten får kendskab til gennem sin almindelige kontakt med klienten, indgår som et led i den løbende overvågning.

Formålet med den løbende overvågning er at sikre, at klientens adfærd stemmer overens med klientens forretnings- og risikoprofil og med andre lignende klienters forretnings- og risikoprofiler. Advokaten skal bl.a. overveje, om klientens forespørgsler er usædvanlige i forhold til de allerede kendte oplysninger om klienten, herunder den fastlagte forretnings- og risikoprofil.

Hvis klientens adfærd indebærer en ændring af klientens forretnings- og risikoprofil, skal advokaten justere overvågningen af klientforholdet i relevant omfang.

Når en advokat påtager sig et opdrag, som er omfattet af hvidvasklovens bestemmelser, skal advokaten gennemføre kundekendskabsprocedurer, ligesom det konkrete klientforhold skal risikovurderes. Har man f.eks. vurderet, at risikoen ved at påtage sig et opdrag for en given klient er ”lav”, kan den løbende overvågning føre til, at risikoprofilen må ændres, så risikoen forbundet med det pågældende klientforhold fremadrettet må kvalificeres som ”mellem” - og behandles derefter.

Advokaten skal løbende sikre, at de oplysninger, som advokaten har om sin klient, fortsat er korrekte. Nye oplysninger, dokumenter eller data kan føre til, at klientens forretnings- og risikoprofil må ændres.

Når en advokat påtager sig et opdrag, som er omfattet af hvidvasklovens bestemmelser, skal advokaten gennemføre kundekendskabsprocedurer, ligesom det konkrete klientforhold skal underlægges en risikovurdering. Har man f.eks. vurderet, at risikoen ved at påtage sig et opdrag for en given klient er ”lav”, kan den løbende ajourføring føre til, at risikoprofilen må ændres, så risikoen forbundet med det pågældende klientforhold fremadrettet f.eks. må kvalificeres som ”mellem” – og behandles derefter.  

Advokaten er forpligtet til at fastsætte procedurer for ajourføringen. Det anbefales, at advokaten nedfælder procedurerne som skriftlige forretningsgange, så de kan dokumenteres.

Du skal udarbejde risikovurdering, politik og forretningsgang i det øjeblik, hvor du har besluttet, at du vil acceptere en sag omfattet af hvidvaskloven, hvis en person anmodede om det. Hvis du for eksempel ikke har haft en eneste sag omfattet af hvidvaskloven, men har skrevet på din hjemmeside, at du behandler bolighandler, så vil du skulle udarbejde risikovurdering, politik og forretningsgang.

Advokaten kan efter en risikovurdering anvende lempede kundekendskabsprocedurer i forhold til klienter og sager, der vurderes at udgøre begrænset risiko for hvidvask og finansiering af terror.

Man skal altid udføre alle kravene i § 11, men hvad der er tilstrækkeligt i forhold til at opfylde kravene afgøres af sagens og klientens konkrete risiko. Omfanget af kundekendskabsproceduren kan derfor tilpasses, hvis sagen vurderes at udgøre en begrænset risiko.

Udgangspunktet efter § 11 er blandt andet, at man skal udføre kundekendskabsproceduren før klientforholdet etableres, eller sagen påtages. Når det ud fra en risikovurdering efter § 11 er muligt at udføre kundekendskab under etableringen af et klientforhold ved lavrisiko klienter, er det et udtryk for anvendelse af den lempede kundekendskabsprocedure. Det er altså, hvad man som minimum skal gøre, når der ud fra en risikovurdering er tale om et klientforhold og sag, som udgør en begrænset risiko.

Det er også lempede kundekendskabsprocedure, hvis det ud fra en risikovurdering f.eks. alene er lovens minimumskrav (navn og cpr-nr. eller lignende) men indhenter som identitetsoplysninger.

For yderligere vejledning vedrørende lempede kundekendskabsprocedurer, se finanstilsynets vejledning afsnit 16.

Outsourcing er, når en leverandør udfører en proces, tjenesteydelse eller aktivitet, som virksomheden ellers selv ville udføre.

Outsourcing efter hvidvaskloven er, når en virksomhed vælger, at lade en forpligtelse i henhold til hvidvaskloven varetages af eksempelvis en IT eller ekstern leverandør.

Ansvaret for opgaven og kontrollen med leverandørens udførelse påhviler stadig virksomheden, men leverandøren kan i udgangspunktet udføre alle opgaver, som følger af hvidvaskloven.

Finanstilsynet skriver at opgaver, der outsources, f.eks. kan være

• Indhentelse af ID til brug for virksomhedens kundekendskabsprocedure
• Overvågning af transaktioner
• Opbevaring af oplysninger
• Underretninger

Hvis en advokatvirksomhed f.eks. benytter en kyc løsning fra en leverandør, og løsningen bruges til at indhente og opbevare identitetsoplysninger, vil der være tale om en outsourcing af disse forpligtelser, da virksomheden ellers selv ville have udført dette.